Ochrana oznamovatelů – nové povinnosti pro zaměstnavatele

Návrh zákona o ochraně oznamovatelů zavádějící v České republice institucionální ochranu oznamovatelů publikovaný jako sněmovní tisk č. 352 (dále jen „Zákon“) byl dne 21. 4. 2023 schválen Poslaneckou sněmovnou a postoupen Senátu k projednání.

Zákon transponuje do českého právního řádu směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. 10. 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen „Směrnice“), jejíž transpoziční lhůta uplynula již 17. 12. 2021. 

Dokončení legislativního procesu

Senát má projednat Zákon nejpozději do 1. 6. 2023. Senát naplánoval projednání Zákona na svoji 12. schůzi konanou od 31. 5. 2023 a nezbývá mu tedy příliš času. Dosud předložené pozměňovací návrhy senátorů jsou spíše technické a formální povahy a lze i s ohledem na pozdní transpozici očekávat, že Senát buďto Zákon schválí, jak mu byl předložen, nebo se k němu nevyjádří a k 1. 6. 2023 tak bude považován za schválený. 

Následně bude Zákon, včetně doprovodného změnového zákona, předložen k podpisu prezidentovi a publikován ve Sbírce zákonů a dokončení legislativního procesu lze očekávat do konce června 2023.

Je zřejmé, že ochrana oznamovatelů nabyla v zásadě konečných rozměrů, s jejichž základními obrysy Vás chceme seznámit právě v tomto našem prvním článku z připravované série věnované ochraně oznamovatelů v České republice.

Účinnost Zákona

Zákon by měl nabýt účinnosti již 1. 8. 2023; to platí za předpokladu, že bude publikován ve Sbírce zákonů do konce června 2023. V případě, že publikace proběhne až v červenci, účinnosti Zákon nabyde 1. 9. 2023. 

Vybrané povinné subjekty však budou mít na zavedení souladu se Zákonem delší čas. Povinné subjekty, s výjimkou veřejných zadavatelů a subjektů, zaměstnávající ke dni nabytí účinnosti Zákona nejméně 50 a zároveň méně než 250 zaměstnanců, budou mít povinnost zavést vnitřní oznamovací systém (až) do 15. 12. 2023 – samozřejmě je však mohou zavést i dříve.

Ochrana oznamovatelů obecně

Oznamování protiprávního jednání, známé také jako whistleblowing, je v moderním firemním prostředí klíčovým prvkem, který má za cíl podporovat dodržování právních a etických standardů fungování společnosti. Společnosti mají umožnit zaměstnancům a dalším osobám bezpečně nahlásit nezákonné chování, které by mohlo poškodit společnost či třetí osoby a ve společnosti k němu dochází.  

Společnosti, které se zavazují ke společenské odpovědnosti, transparentnosti a udržitelnosti, již dnes podporují relevantní procesy a vytvářejí prostředí, které chrání oznamovatele před odvetnými opatřeními a zajišťuje, že oznámení budou řádně prošetřena. Je tak nedílnou součástí naplňování ESG standardů a nefinančního reportingu organizací, které pomáhají vytvářet firemní prostředí založená na etických principech a dodržování zákonů a společenských norem.

Oznámení, protiprávní jednání a oznamovatel

Oznámení činí fyzická osoba (oznamovatel) a obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť i zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti. 

Protiprávním jednáním, jehož se oznámení může týkat, může dle Zákona být jednání, které:

1. má znaky trestného činu; nebo
2. má znaky přestupku, za který lze uložit pokutu, jejíž horní hranice je alespoň 100.000,- Kč; nebo
3. porušuje zákon o ochraně oznamovatelů; nebo
4. porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie (určených Směrnicí a Zákonem).

Ministerstvo spravedlnosti uveřejní seznam relevantních předpisů EU v daných oblastech, jde především o oblast finančních služeb, daně z příjmů právnických osob, předcházení legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrana spotřebitele a životního prostředí a další. 

Zákon výslovně stanoví, že oznámení musí obsahovat také údaje o jménu, příjmení a datu narození nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele. Zákon tak nepodřazuje pod svoji regulaci tzv. anonymní oznámení. Povinný subjekt se může dobrovolně rozhodnout, že bude anonymní oznámení přijímat a vyřizovat je v režimu Zákona či ve vlastním režimu. 

Oznamovatelem je pak tedy identifikovatelná fyzická osoba, jež učinila či činí oznámení. V případě akceptovaného anonymního oznámení se ochrana oznamovatele stala relevantní v okamžiku, kdy by vyšlo najevo, jaká osoba takové oznámení učinila – pak by se již nejednalo o anonymní oznámení. 

Povinné subjekty se mohou rozhodnout, že oznámení dle Zákona nebudou přijímat od vybraných skupin oznamovatelů – nelze však toto právo upřít zaměstnancům, stážistům, dobrovolníkům či osobám na praxi.

Kdo je povinným subjektem?

Mezi povinné subjekty řadí Zákon mimo jiné následující subjekty:

1. každý zaměstnavatel, který v uplynulém kalendářním čtvrtletí zaměstnával v průměru nejméně 50 zaměstnanců;
2. veřejný zadavatel podle zákona upravujícího zadávání veřejných zakázek, s výjimkou obce s méně než 10.000 obyvateli;
3. orgán veřejné moci vykonávající působnost v oblasti správy daně z příjmů právnických osob nebo správy odvodu za porušení rozpočtové kázně a další vybrané orgány veřejné moci;
4. osoba oprávněná poskytovat nebo zprostředkovávat spotřebitelský úvěr; a
5. další specifikovaní zaměstnavatelé (bez ohledu na počet zaměstnanců) působící v oblasti podnikání na kapitálovém trhu, pojišťovnictví, dále investiční společnosti, investiční fondy, bankovnictví a další. 

Přehled povinností povinného subjektu

Mezi základní povinnosti dle Zákona patří především:

1. zavést vnitřní oznamovací systém;
2. jmenovat tzv. příslušnou osobu, která bude za plnění povinností ze strany povinných subjektů odpovědná; a 
3. umožnit oznamovatelům podávat oznámení prostřednictvím implementovaného vnitřního oznamovacího systému.

Vnitřní oznamovací systém

Povinné subjekty musí zřídit vnitřní oznamovací systém, a to bez ohledu na to, zda půjde o vlastní technické řešení povinného subjektu a/nebo jej bude outsourcovat od třetí strany – zpravidla poskytovatele komplexního softwarového řešení. Povinné subjekty, které v uplynulém kalendářním čtvrtletí zaměstnávaly v průměru nejvíce 249 zaměstnanců, mohou interní oznamovací systém i sdílet.  

Povinný subjekt může vedením vnitřního oznamovacího systému pověřit jinou osobu, čímž ale není dotčena jeho odpovědnost za plnění jeho povinností.

V rámci vnitřního oznamovacího systému je povinný subjekt zejména povinen zajistit:

1. možnost oznamovatele podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně i ústně nebo na jeho žádost osobně;
2. uveřejnění informací na svých internetových stránkách o: způsobech oznamování prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ministerstvu, označení příslušné osoby, její telefonní číslo a adresu elektronické pošty nebo jinou adresu pro doručování a zda povinný subjekt vylučuje přijímání oznámení od některých Zákonem dovolených osob,
3. poučení příslušné osoby o právech a povinnostech, které pro ni vyplývají ze Zákona;
4. aby se s podanými oznámeními mohla seznamovat pouze příslušná osoba a aby byl dodržen zákaz poskytnout údaje,
5. posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou,
6. vyrozumění oznamovatele o přijetí oznámení a o výsledcích posouzení důvodnosti oznámení, a
7. přijetí vhodných opatření k nápravě nebo předejití protiprávního stavu v návaznosti na podané oznámení. 

Příslušná osoba

Příslušná osoba určená povinným subjektem musí být zletilá, svéprávná a bezúhonná. Příslušná osoba může obecně být vůči povinnému subjektu v zaměstnaneckém poměru, ale může být také externí (outsourcovanou) osobou, která poskytuje v této oblasti povinnému subjektu své služby. 

Příslušná osoba:

1. přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného vnitřním oznamovacím systémem,
2. navrhuje povinnému subjektu opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu v návaznosti na podané oznámení,
3. plní pokyny povinného subjektu, ledaže ohrožují nebo maří výkon její činnosti,
4. postupuje při výkonu své činnosti nestranně,
5. zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti, a to i po ukončení výkonu této činnosti.

Příslušná osoba nesmí poskytnout údaje o oznamovateli třetí osobě, s výjimkou plnění povinnosti poskytnutí údajů orgánům veřejné moci, a je povinna vést elektronickou evidenci oznámení a uchovávat přijatá oznámení po dobu 5 let od jejich přijetí. 

Povinným subjektům je třeba doporučit, v zájmu zachování plnění povinností dle Zákona, nestrannosti a zastupitelnosti, aby určili více příslušných osob, a to jak interní příslušnou osobu či osoby, tak i externí příslušnou osobu.

Hierarchie oznamovacích systémů?

Jako alternativa k vnitřnímu oznamovacímu systému je Zákonem zřízen vnější oznamovací systém, který je provozován Ministerstvem spravedlnosti (zde).  

Zákon upustil od původně navrhované hierarchie vnitřního a vnějšího oznamovacího systému a je tak zcela na oznamovateli, zda pro podání oznámení využije oznamovací systém vnitřní a/nebo vnější vedený Ministerstvem spravedlnosti. 

Nejen s ohledem na tuto skutečnost by mělo být motivací povinného subjektu implementovat skutečně fungující a důvěryhodný vnitřní oznamovací kanál, který bude motivovat oznamovatele jej využít a umožní povinnému subjektu řešit případná oznámení interně. 

Za splnění v Zákoně stanovených podmínek pak může, v případě nefunkčnosti vnitřního oznamovacího systému či důvodné obavy z nevyřízení oznámení včas či z odvetných opatření, oznamovatel učinit pod ochranou Zákona oznámení veřejně – tedy toto uveřejnit.

Odvetná opatření

Základním principem ochrany oznamovatelů je na jedné straně možnost oznamovatele podat oznámení a na straně druhé zajištění ochrany oznamovatele od případných odvetných opatření ze strany povinného subjektu ve vztahu k oznamovateli.  

Odvetným opatřením rozumí jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno učiněním oznámení, a které zejména oznamovateli může způsobit újmu. Příkladem odvetného opatření lze uvést rozvázání pracovního poměru, odvolání z místa vedoucího zaměstnance, snížení mzdy, nebo nepřiznání bonusu, převedení na jinou práci, přeplánování směn, zavedení práce v noci apod.

Zákon nechrání pouze osobu oznamovatele, ale odvetnému opatření nesmí být vystavena ani například:

1. osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti;
2. osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou;
3. osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele;
4. osoba, v níž má oznamovatel účast či je v jejím orgánu, osoba ji ovládající, jí ovládaná osoba nebo osoba, která je s touto právnickou osobou ovládaná stejnou ovládající osobou; nebo
5. osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost. 

Sankce za přestupky povinných subjektů

Neplnění povinností dle Zákona bude klasifikováno jako přestupek, za který lze uložit pokutu. Sankce mohou postihnout nejen povinný subjekt, ale také přímo příslušnou osobu, případně kohokoliv, kdo bude oznamovateli jakkoliv bránit v podání oznámení. 

V zásadě se pak přestupku může dopustit:

1. povinný subjekt – pokuta až do výše 400.000,- Kč (nezveřejnění povinných informací nebo neprovedení nápravného opatření ve stanovené době), nebo až 1.000.000,- Kč u ostatních přestupků (např. oznamovatel byl vystaven odvetnému opatření);
2. příslušná osoba – pokuta až do výše 20.000,-Kč (neinformování o výsledku posouzení ve lhůtě nebo neoznámení pozbytí bezúhonnosti), nebo až 50.000,- Kč (odepření přijetí oznámení, neposouzení důvodnosti, zmaření / ohrožení účelu oznámení, poskytnutí informací o totožnosti oznamovatele bez souhlasu) a až 100.000,- Kč (v případě úmyslu);
3. oznamovatel – pokuta až do výše 50.000,- Kč za podání vědomě nepravdivého oznámení; nebo
4. jakákoliv osoba – pokuta až do výše 50.000 Kč při bránění jinému v podání oznámení a až 100.000 Kč (v případě úmyslu).

Doporučení a závěr

Přijímání právního rámce ochrany oznamovatelů v České republice je na samém konci legislativního procesu a je zřejmé, že již letos nabude Zákon účinnosti pro všechny povinné subjekty.  

S ohledem na uvedené je nejvyšší čas, aby povinné subjekty, zejména ty ze soukromého sektoru s více jak 249 zaměstnanci, začaly implementovat důvěryhodný komplexní vnitřní nástroj pro ochranu oznamovatelů, jehož součástí bude zejména zavedení vnitřního oznamovacího systému a pověření příslušné osoby přímo odpovědné za řádné fungování systému.

Společně s tímto je nutné připravit související interní právní dokumentaci, která nastaví pravidla užívání interního oznamovacího systému a vymezí vzorce chování příslušné osoby a proces posuzování předmětných oznámení v souladu se Zákonem. Aby byl implementovaný systém skutečně důvěryhodným, lze doporučit také školení zaměstnanců a příslušné osoby o jejich právech (a povinnostech) právě v souvislosti s ochranou oznamovatelů.