Novela vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby

Ministerstvo vnitra k této novele o více než osmi desítkách změnových bodů stručně vysvětluje, že je jí jednak reagováno na změny zákona o archivnictví a spisové službě, jež přinesla jeho novela provedená zákonem č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, (tzv. DEPO), jednak mají jejím prostřednictvím být zohledněny praktické zkušenosti veřejnoprávních původců získané, mimo jiné, při elektronizaci výkonu spisové služby, a to s cílem přispět ke zjednodušení procesů spisové služby a snížení administrativní zátěže v oblasti formální úpravy dokumentů a zejména v oblasti převádění dokumentů z digitální do listinné podoby a naopak.

Důvodová zpráva pak podrobněji popisuje, že jde o praktické zkušenosti veřejnoprávních původců získané zejména při zajišťování výkonu spisové služby v elektronické podobě prostřednictvím elektronického systému spisové služby, tedy při postupném zavádění výkonu spisové služby v elektronickém systému spisové služby na principech skutečné elektronické správy digitálních dokumentů. Má jít o principy zjednodušující příjem dokumentů, označování dokumentů jednoznačným identifikátorem bez nutnosti připojování čísla jednacího, zavedení pojmu „komponenta“, snížení množství popisných metadat o evidovaném dokumentu či spisu, sjednocení převodu dokumentů, práci s dokumenty výhradně v rámci spisů, jednotnou tvorbu spisů pomocí sběrného archu, zavedení pojmu „typový spis“, konkretizaci požadavků na vedení jmenného rejstříku a práci s ním, zpřesnění požadavků na spisový a skartační plán, označování dokumentů pouze skartačními znaky „A“ a „S“ a zrušení skartačního znaku „V“. Za cíl novely pak označuje sjednocení výkonu spisové služby, zjednodušení procesů spisové služby a snížení administrativní zátěže v oblasti práce s dokumenty a spisy od jejich příjmu, respektive vzniku, až po jejich ukládání a vyřazování.