Praktické dopady novely zákoníku práce

Rádi bychom Vám tímto připomněli, že nejpozději do 1. 11. 2023 jsou všichni zaměstnavatelé, kteří pro svou činnost využívají zaměstnanců pracující tzv. na dálku neboli na home office, uzavřít s těmito zaměstnanci písemnou dohodou, upravující podmínky takové spolupráce. Písemnou dohodu je nutné uzavřít i v případě, že daný zaměstnanec vykonává práci na dálku ojediněle. Porušení povinnosti mít sjednanou písemnou dohodu může být sankcionováno pokutou až do výše 300.000,- Kč, není proto vhodné, tuto povinnost podceňovat.

Uzavření písemné dohody přitom nepředstavuje pouze další administrativní formální zátěž kladenou zákonem na zaměstnavatele, jak je často zaměstnavateli vnímána, ale může být pro zaměstnavatele výhodné. Zejména tomu tak je u zaměstnanců, kteří si v rámci práce na dálku rozvrhují svou pracovní dobu sami. Těmto zaměstnancům pak při správném nastavení podmínek dohody nevzniká nárok na náhradu mzdy při tzv. jiných důležitých osobních překážkách (např. návštěva lékaře), když se vychází z toho, že zaměstnanec pracující na dálku by si měl naplánovat práci tak, aby ji přizpůsobil svým jiným osobním možnostem. Dalším přínosem písemné dohody je možnost ujednání, že zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce na dálku nevzniká nárok na kompenzaci nákladů. To je vhodné zejména v případech, kdy je práce na dálku zaměstnanci umožňována jako forma benefitu a nemusí být proto spravedlivé, aby nad rámec mzdy zaměstnavatel zaměstnanci poskytoval další peněžitou náhradu. Bez výslovného písemného ujednání má zaměstnanec pracující na dálku nárok na náhradu nákladů ve skutečně prokázané výši.

Novela zákoníku práce přinesla nicméně i další změny, které mohou být dle našeho přesvědčení pro zaměstnavatele přínosné a přinést zjednodušení administrativy související s řešením pracovněprávní agendy. To se týká zejména změn týkajících se podmínek doručování vybraných písemností zaměstnancům, které je nutné doručit zaměstnanci do vlastních rukou, prostřednictvím sítě elektronických komunikací nebo prostřednictvím datové schránky.

Co se týče doručování prostřednictvím sítě elektronických komunikací (v praxi nejčastěji emailu), platí že takové doručování bude možné, pokud s ním zaměstnanec předem vysloví souhlas v samostatném písemném prohlášení (tj. mimo pracovní smlouvu či dohodu), sdělí zaměstnavateli adresu, která není v dispozici zaměstnavatele (v praxi nejčastěji soukromý email) a zaměstnanec bude za strany zaměstnavatele předem poučen o podmínkách takového doručování. Písemnost odeslaná zaměstnavatelem bude muset být opatřena uznávaným el. podpisem. Při splnění těchto podmínek (a pokud se písemnost nevrátí jako nedoručitelná), platí, že písemnost byla doručena okamžikem potvrzení ze strany zaměstnance datovou zprávou, nebo, nebude-li potvrzení zasláno, patnáctým dnem od dodání (tzv. fikce doručení).

U doručování do datové schránky zaměstnance nově platí, že zaměstnavatel může zaměstnanci tímto způsobem doručovat, pokud má zaměstnanec zřízenou datovou schránku fyzické osoby nepodnikající a pokud si ji neznepřístupnil pro doručování tzv. soukromých datových zpráv. V takovém případě se již nevyžaduje žádný dodatečný souhlas zaměstnance a není ani nutné, aby existenci datové schránky zaměstnanec oznámil. Pokud zaměstnanec zná ID datové schránky zaměstnance z jakýchkoliv zdrojů a jsou splněny výše uvedené podmínky, doručování pracovněprávních dokumentů je možné. Nutno též zmínit, že v porovnání s doručováním prostřednictvím sítě elektronických komunikací je doručování do datové schránky vhodné z hlediska prokázání okamžiku dodání a doručení, které jsou v systému datových schránek lehce dohledatelné.

Významný instrument pro zjednodušení pracovněprávní agendy představuje také možnost elektronického uzavírání pracovních smluv, dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr nebo jejich změn. Podle nové úpravy bude možné tyto pracovněprávní dokumenty uzavírat prostřednictvím sítě elektronických komunikací, a to již bez uznávaného el. podpisu. Podmínkou je, aby zaměstnanec předem zaměstnavateli sdělil pro tyto účely svou elektronickou adresu mimo dispozici zaměstnavatele a dokument byl zaměstnancem podepsán alespoň prostým elektronickým podpisem. Tímto podpisem přitom může být i prostý sken podpisu nebo dokonce uvedení jména v textu elektronické zprávy. Zaměstnavatel je následně povinen zaměstnanci odeslat vyhotovení dané smlouvy na uvedenou elektronickou adresu. Zaměstnanci náleží právo ve lhůtě 7 dnů od dodání vyhotovení od smlouvy písemně odstoupit, nejpozději však do okamžiku zahájení plnění zaměstnancem. Lze předpokládat, že tato možnost uzavírání smluv bude v praxi využívána zejména u zaměstnanců, kteří pracují mimo pracoviště zaměstnavatele a tzv. papírové uzavírání smluv může být organizačně složité nebo zdlouhavé. Zavedení této možnosti přitom zapadá do současného obecného trendu širší možnosti digitalizace právních jednání a zjednodušení vedení smluvní agendy včetně té pracovněprávní.

Oproti výše uvedeným zjednodušením je v oblasti pracovního práva vhodné upozornit na aktuální vývoj v oblasti tzv. dohodářů a očekávané zpřísnění dosavadních podmínek a zavedení nových administrativních povinností ve vztahu k zaměstnancům pracujícím na dohody o provedení práce. Dne 13. 10. 2023 byl poslaneckou sněmovnou schválen návrh konsolidačního balíčku v rámci kterého se počítá s novými povinnostmi týkajících se zaměstnanců pracujících na DPP. U těch se nově počítá s oznamovací povinností v případě činnosti na DPP u více zaměstnavatelů a na to navazující úprava podmínek za kterých odměna z DPP bude podléhat odvodům. Návrh konsolidačního balíčku byl postoupen k projednání Senátu a jeho projednávání je naplánováno na jeho 18. schůzi (tj od 8. 11. 2023). Ačkoliv se očekává, že konsolidační balíček bude v Senátu podroben podrobné diskuzi, nelze vyloučit, že nové podmínky budou platit již od 1. ledna 2024. Další vývoj této problematiky budeme sledovat a o dalším vývoji Vás budeme včas informovat.