Registr smluv: Musíte v něm (ne)dobrovolně figurovat?

Jak to funguje ve smluvním vztahu s povinným subjektem

Některé subjekty mají povinnost zveřejňovat své smlouvy v registru smluv, který je dostupný široké veřejnosti. Kdo je povinný subjekt vyjmenovává zákon o registru smluv (č. 340/2015 Sb.) ve svém § 2 odst. 1. Patří sem zejména Česká republika (jako stát), obce s rozšířenou působností nebo jejich příspěvkové organizace, státní podniky nebo zdravotní pojišťovny.

Pokud jste uzavřeli soukromoprávní smlouvu nebo smlouvu o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci s některým z povinných subjektů, musí být až na výjimky uveřejněna v registru smluv. S vaším jménem, hodnotou předmětu této smlouvy nebo datem uzavření.

Již při jednání o smlouvě s povinným subjektem je proto dobré si uvědomit, že vaše smlouva bude muset být uveřejněna v registru smluv. Bez tohoto uveřejnění se totiž nestane účinnou a navíc pokud smlouvu vy nebo povinný subjekt neuveřejníte ani po třech měsících od jejího uzavření, platí, že je zrušena od počátku.

Ve výjimečných situacích se ale uveřejnění celé smlouvy nebo některých jejích částí můžete vyhnout. Pojďme se na ně podívat.

Zákonné výjimky. Jste umělec nebo fyzická osoba nepodnikatel?

Zákon o registru smluv vyjmenovává v § 3 výjimky, které když naplníte, nemusíte se o nic starat a povinnost zveřejnit smlouvu v registru smluv nemáte.

Jste stranou kolektivní smlouvy, smlouvy týkající se výbušnin, smlouvy, která je plněna převážně mimo Českou republiku, smlouvy týkající se vašeho autorského díla nebo vašeho uměleckého výkonu? Podepsali jste s povinným subjektem smlouvu s předmětem, jehož hodnota nepřesahuje 50 000 Kč bez daně z přidané hodnoty? Takové smlouvy v registru uveřejněny být nemusí, a tím pádem v něm nebudete figurovat ani vy.

Zcela nejtypičtější výjimkou je, když fyzické osoby uzavírají smlouvu s povinným subjektem mimo svou podnikatelskou činnost. Vaše pracovní smlouvy se tedy do registru smluv nedostanou, i když pracujete pro státní podnik. Pozor je třeba si dát ale na to, že i když jste nepodnikající fyzickou osobou, smlouva s povinným subjektem o převodu hmotné nemovité věci (typicky domu) do registru musí.

Obchodní tajemství nemusíte uveřejňovat

Nevztahuje se na vás žádná z výjimek v § 3 zákona o registru smluv, ale vy i přesto chcete, aby vaše smlouva, vaše jméno nebo zkrátka jen cena předmětu smlouvy nebyla uvedena v registru smluv? Zkuste na to jít přes obchodní tajemství. Tím jsou konkurenčně významné skutečnosti, které nejsou v daném oboru běžně dostupné, pokud jsou určitelné a ocenitelné a souvisí s vaším obchodním závodem. Zároveň takové skutečnosti musíte jako jejich vlastník utajovat.

Pokud vaše smlouva obsahuje obchodní tajemství, nemusíte ji zveřejňovat. V drtivé většině případů bude obchodním tajemstvím pouze určitá část smlouvy. Co s tím, když ho nelze od smlouvy oddělit? Konkrétní pasáž můžete začernit nebo jinak znečitelnit (například pomocí křížků).

Pokud skutečnosti, které takto zneviditelníte, budou splňovat výše vymezená kritéria obchodního tajemství, nikomu se nemusíte zpovídat, zda a proč je považujete za obchodní tajemství. Zda informace skutečně naplňují znaky obchodního tajemství, může rozhodnout jedině soud, a to v případě, že toto někdo napadne.

Znečitelnění sice zajišťuje ten, kdo posílá smlouvu k uveřejnění, avšak nezbývá než doporučit, aby si svá obchodní tajemství ochránila smluvní strana, které náleží. Také doporučujeme dát si do smlouvy doložku s domluvou, které části považují strany za obchodní tajemství, a tudíž mají být zneviditelněny. Jakkoli můžete žádat po povinném subjektu náhradu škody či přiměřené zadostiučinění, „tajemnost“ nechtěně zveřejněných informací už vám nikdo nevrátí.

Máte znečitelněno? Myslete na to, že skutečnost, kterou utajujete, se může vyvíjet, ztratit konkurenční význam, stát se v daném oboru naprosto běžně zveřejněnou nebo se zkrátka „dostane ven“, a tak přestane být obchodním tajemstvím. V tom případě skončí výjimka z povinnosti uveřejnění a máte 30 dnů na odtajnění informací v registru smluv, tzn. že musíte smlouvu uveřejnit bez začerněných nebo vykřížkovaných míst, která jste doposud za obchodní tajemství považovali. V takovém případě postupujte, jako byste k již zveřejněné smlouvě uveřejňovali dodatek.

Ne všechny osobní údaje se uveřejňují

Jste fyzická osoba a máte strach z toho, že v registru smluv budou uvedeny vaše osobní údaje? Nemusíte se bát, jelikož v případě registru smluv, stejně jako jinde, platí, že ne každý osobní údaj je možné jen tak uveřejnit. S osobními údaji lze nakládat pouze v případě, že k tomu máte jeden z důvodů vymezených v čl. 6 nařízení GDPR.

Hlavním důvodem pro oprávněné uveřejnění osobních údajů v registru smluv je povinnost daná právním předpisem konkrétní osobní údaj uveřejnit. To platí zejména v případech, kdy je fyzická osoba, které se osobní údaj týká, příjemcem veřejných prostředků. O takovém příjemci musí být uveřejněny základní osobní údaje, tj. jméno, příjmení, rok narození, obec, kde má trvalý pobyt, a výši, účel a podmínky poskytnutých veřejných prostředků.

Pokud není možné z předpisů dovodit žádný důvod, na základě kterého je možné osobní údaj člověka v registru smluv uveřejnit, musí být osobní údaj ve smlouvě anonymizován. Postup je obdobný jako v případě obchodního tajemství – začernit nebo křížkovat.

POZOR: Nikdy by se neměly uveřejňovat telefonní čísla, e-mailové adresy, DIČ, která obsahují rodná čísla, čísla účtu ani podpisy jednajících fyzických osob. Povinný subjekt sice může od dotčené fyzické osoby získat souhlas s jejich uveřejněním, nicméně tento souhlas musí dát skutečně dobrovolně a v případě neudělení nesmí povinný subjekt fyzické osobě bránit v pokračování v plnění smlouvy nebo s neudělením spojovat jiné negativní následky.

Zjistíte-li, že v registru smluv je neoprávněně zveřejněný váš osobní údaj, můžete se po tom, kdo smlouvu v registru uveřejnil, domáhat náhrady újmy.

Co naopak dělat, pokud smlouva stále není uveřejněna?

Je pravděpodobné, že máte zájem na tom, aby smlouva nabyla účinnosti a byla dodržena zákonná třicetidenní lhůta k uveřejnění. Co dělat, pokud se váš smluvní partner nemá k tomu zaslat smlouvu do registru? Vlastně je to jednoduché. Zákon o registru smluv neurčuje stranu, která má smlouvu uveřejnit. Klidně ji tam zašlete sami.

Pokud se stane, že smlouvu do registru zašlete vy i druhá strana, nic se neděje. Smlouva sice bude v registru hned dvakrát, avšak účinnosti nabyde dnem uveřejnění, který nastane dříve.

Abyste předešli nejasnostem, doporučujeme přímo do smlouvy vložit doložku s informací o tom, že bude uveřejněna v registru smluv a která smluvní strana ji tam uveřejní.

Formulář ke zveřejnění smlouvy v registru smluv a s tím spojené další formuláře naleznete pod tímto odkazem.

Závěr

Obecně platí, že pokud uzavíráte smlouvu s povinným subjektem, je velmi pravděpodobné, že se stane účinnou až po jejím uveřejnění v registru smluv. Tuto povinnost lze prolomit jen velmi těžko, proto na to myslete již při uzavírání smlouvy.

Smlouva do registru až na výjimky musí. Nicméně prostřednictvím začernění můžete chránit alespoň svá obchodní tajemství a povinný subjekt zase musí chránit vaše osobní údaje.

---

Kde hledat více informací

Povinnost zveřejňovat smlouvy v registru smluv naleznete v zákoně č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), kdo je povinným subjektem je upraveno v § 2, výjimky z povinnosti uveřejňování jsou vymezeny v § 3 a způsob uveřejnění potom § 5 tohoto zákona.

Uveřejňování osobních údajů se řídí právními předpisy na ochranu osobních údajů, zejména nařízením GDPR, důvody nakládání s osobními údaji jsou vymezeny v čl. 6 nařízení GDPR, a dále zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Doplňující informace a odpovědi na nejčastější dotazy naleznete na webových stránkách registru smluv.