Povinnost zaměstnavatele při offboardingu aneb právní aspekty, image a stabilita

Rozsudek Nejvyššího soudu ČR sp. zn. 1 Cdo 2024/2024-270 přinesl důležité právní závěry k této problematice, které mají dopad na každodenní personální praxi.

V projednávané věci se zaměstnanec domáhal po zaměstnavateli vydání potvrzení o zaměstnání a potvrzení o výši příjmů, které mu zaměstnavatel po skončení pracovního poměru nevydal, případně vydal opožděně a v neúplné podobě. Zaměstnanec tvrdil, že v důsledku tohoto pochybení zaměstnavatele utrpěl újmu, neboť nemohl včas doložit potřebné dokumenty novému zaměstnavateli a úřadu práce, což mělo negativní dopad na jeho nároky v oblasti sociálního zabezpečení a zaměstnanosti.

Zaměstnavatel namítal, že potvrzení vydal v souladu se zákonem, případně že zpoždění nebylo natolik závažné, aby zakládalo odpovědnost za škodu. Spor byl řešen nejprve u soudu prvního stupně, následně u odvolacího soudu a nakonec u Nejvyššího soudu ČR.

Zaměstnavatel je povinen podle § 313 zákoníku práce vydat zaměstnanci při skončení pracovního poměru potvrzení o zaměstnání bez zbytečného odkladu, a to i v případě, že zaměstnanec o vydání tohoto potvrzení výslovně nepožádá. Nesplnění této povinnosti může založit odpovědnost zaměstnavatele za škodu, kterou zaměstnanec v důsledku prodlení utrpí.

Rozbor právní úpravy a závěrů Nejvyššího soudu

Podle § 313 odst. 1 zákoníku práce je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci při skončení pracovního poměru potvrzení o zaměstnání (zápočtový list), a to bez zbytečného odkladu. Toto potvrzení má zákonem stanovené náležitosti a jeho účelem je umožnit zaměstnanci prokázat průběh zaměstnání a splnění zákonných povinností vůči dalším subjektům (např. novému zaměstnavateli, úřadu práce, orgánům sociálního zabezpečení apod.).

Nejvyšší soud ve svém rozhodnutí zdůraznil, že povinnost vydat potvrzení o zaměstnání vzniká zaměstnavateli automaticky skončením pracovního poměru, bez ohledu na to, zda o něj zaměstnanec požádá. Zaměstnavatel tedy nemůže svou povinnost podmiňovat žádostí zaměstnance ani jinými okolnostmi. Potvrzení musí být vydáno bez zbytečného odkladu, což v praxi znamená zpravidla v den skončení pracovního poměru, případně nejpozději následující pracovní den.

Pokud zaměstnavatel tuto povinnost nesplní, může být vystaven nejen sankcím ze strany inspekce práce, ale také odpovědnosti za škodu, kterou zaměstnanec v důsledku prodlení utrpí. Nejvyšší soud v této souvislosti připomněl, že zaměstnanec musí prokázat vznik škody, příčinnou souvislost mezi prodlením zaměstnavatele a vznikem škody, a výši škody. Typickým příkladem může být situace, kdy zaměstnanec nemůže nastoupit do nového zaměstnání, protože nedoložil zápočtový list, nebo mu je pozastavena výplata dávek v nezaměstnanosti.

Praktické rady pro zaměstnavatele

1. Vydání potvrzení o zaměstnání bez zbytečného odkladu

Zaměstnavatel by měl mít nastaveny vnitřní procesy tak, aby bylo potvrzení o zaměstnání vydáno vždy nejpozději v den skončení pracovního poměru. Doporučuje se předem připravit vzor potvrzení a pověřit konkrétní osobu jeho vystavením.

2. Obsah potvrzení o zaměstnání

Potvrzení musí obsahovat všechny zákonem požadované údaje, zejména identifikaci zaměstnavatele a zaměstnance, dobu trvání pracovního poměru, druh vykonávané práce, informace o odpracované době, případných překážkách v práci, čerpání dovolené, srážkách ze mzdy apod. Nedostatečné nebo neúplné potvrzení může být považováno za nesplnění povinnosti.

3. Předání potvrzení zaměstnanci

Nejvhodnější je předat potvrzení osobně proti podpisu. Pokud to není možné (např. zaměstnanec se nedostaví), je vhodné zaslat potvrzení doporučenou poštou na poslední známou adresu zaměstnance. Tím zaměstnavatel prokáže splnění své povinnosti.

4. Vydání dalších potvrzení

Kromě zápočtového listu je zaměstnavatel povinen vydat také potvrzení o výši příjmů pro účely státní sociální podpory, případně další dokumenty dle zvláštních právních předpisů. I zde platí povinnost vydat je bez zbytečného odkladu.

5. Evidence a archivace

Zaměstnavatel by měl vést evidenci o vydání potvrzení, včetně data předání a způsobu doručení. Tato evidence může být klíčová v případě sporu se zaměstnancem nebo při kontrole ze strany inspekce práce.

6. Školení personálního oddělení

Doporučuje se pravidelně školit pracovníky personálního oddělení v oblasti povinností při skončení pracovního poměru, včetně správného vystavování a předávání potvrzení.

7. Reakce na žádosti zaměstnance

Pokud zaměstnanec požádá o vydání potvrzení dodatečně (např. ztratil původní dokument), je vhodné mu vyhovět a vystavit duplikát, opět bez zbytečného odkladu.

Důsledky nesplnění povinnosti

Nesplnění povinnosti vydat potvrzení o zaměstnání může mít pro zaměstnavatele závažné důsledky:

• Správní delikt – Inspekce práce může uložit pokutu až do výše 200 000 Kč.
• Odpovědnost za škodu – Zaměstnavatel může být povinen nahradit zaměstnanci škodu, která mu vznikla v důsledku prodlení (např. ušlá mzda, nevyplacené dávky).
• Ztráta důvěryhodnosti – Negativní dopad na pověst zaměstnavatele na trhu práce.
• Narušení stability zaměstnanců a zvýšená fluktuace.

Kromě právních dopadů je důležité, aby zaměstnavatelé měli dobře a efektivně nastavený offboarding. Offboarding začíná při vědomém rozhodnutí ať na straně zaměstnavatele či na straně zaměstnance o skončení smluvního vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnance bez ohledu z jakých důvodů. Pochopitelně vstřícnost a naplnění offboardingových nástrojů se rozlišuje podle důvodů, ale jeden důvod platí pro všechny okolnosti skončení pracovního poměru vždy a to jsou zákonné náležitosti, které musí být ze strany zaměstnavatele vystaveny a předány (doručeny).

Ostatní offboardingové procesy a aktivity lze řadit do personálního managementu a jsou realizovány nástroji employee brandingu a hlavně etickými a hodnotovými zásadami té či oné společnosti. Mnohdy ji společnosti již deklarují jako jednu ze svých společenských odpovědností. Dobře a cíleně nastavený offboarding nemá vliv jen na pověst zaměstnavatele. Největší vliv má na stabilitu zaměstnanců. Ti totiž vše vnímají v „přímém přenosu“ a autenticky. Jsou u emocí a pozorují chování zaměstnavatele směrem k odcházejícímu zaměstnanci.

Je vhodné tento personální systém, kterému se dříve nepřikládala taková váha a ve svém obsahu se omezoval na vydání nutných zákonných písemností, mít rozpracovaný do větších detailů a seznámit ho se zaměstnanci pomocí interní komunikace či je vhodné ho rovněž zakomponovat do kolektivní smlouvy nebo vnitřních podnikových norem.

Tak, jako se i odlišují zákonem stanovené výše částek pro odstupné, je také vhodné oddělit intenzitu v péči o odcházejícího zaměstnance a zohlednit při tvorbě personálního systému offboardingu i důvody odchodu.

Za připomenutí stojí nedávná pandemie, která měla rozsáhlý vliv na zaměstnance (turismus) a jejich propouštění. V současné době se hromadnější propouštění děje v segmentu automotiv a právě tito zaměstnavatelé jsou vystavováni zatěžkávací zkoušce účinného offboardingu. Musí totiž uvažovat, stejně jako tomu bylo po pandemii, že stávající zaměstnance mohou časem potřebovat a budou je opětovně oslovovat v náboru. Investice do offboardingu se vyplatí, stejně jako do propracovaného systému onboardingu, adaptace nebo systému odměňování. Lze s nadsázkou říci, že offboarding začíná vědomím skončení smluvního vztahu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem a končí opětovným náborem stejného zaměstnance.