Tisíc stejných originálů: Co vlastně znamená originál elektronického dokumentu?

Originál se nemusí skrývat v jediném počítači

Představme si modelovou situaci. Eva obdrží smlouvu ve formátu PDF opatřenou elektronickými podpisy obou smluvních stran, založenými na certifikátech. Podpisy jsou vloženy přímo do souboru. Kolega ji požádá, aby mu dodala originál, protože přílohu e-mailu považuje jen za kopii. Eva proto začne hledat dokument, který by byl původnější než ten, který právě dostala.

Pokud byl soubor zkopírován beze změny jediného bajtu, jeho obsah včetně vložených podpisů zůstává totožný. Podpis se při takovém kopírování nemění v pouhé vyobrazení podpisu. Z hlediska podepsaných dat není soubor na záložním disku horší jen proto, že tam byl uložen později. Ověření přitom může vyžadovat i další podklady, které nejsou uvnitř souboru.

Právě v tomto omezeném smyslu lze mluvit o tisíci stejných originálů. Nejde o obecnou právní poučku, podle níž je každý elektronický soubor originálem. Kopírování samo nic nevypovídá o tom, zda byla smlouva vůbec uzavřena, zda jde o správnou verzi nebo zda dokument pochází od osoby, které jej připisujeme. Přesně zkopírovat lze také nepodepsaný návrh nebo padělek.

Stejný obraz ještě neznamená stejná data

Rozhodující rozdíl se skrývá ve způsobu pořízení dalšího souboru. Běžné zkopírování zachovávající všechna data je něco jiného než otevření dokumentu a použití funkce „Tisk do PDF“. Při ní může vzniknout nové PDF zachycující vzhled stránek, avšak bez původních elektronických podpisů. Podobný problém nastává u snímku obrazovky nebo skenu výtisku. Stejný název, přípona ani pohledově shodné stránky totožnost dat nezaručují.

Ani rámeček se jménem a nápisem „elektronicky podepsáno“ není sám o sobě výsledkem ověření. Může být jen součástí obrázku. Podpis založený na certifikátu je třeba ověřovat nástrojem, který zkoumá podpisová data, certifikát a neporušenost podepsaného obsahu. U odděleného podpisu navíc nestačí uchovat samotný dokument: je nutné zachovat také soubor s podpisem a jejich vzájemnou vazbu.

Pozornost zaslouží i změny provedené po podpisu. PDF může umožňovat postupné připojení dalších podpisů při zachování dříve podepsané verze. Při ověřování je proto třeba zjistit, kterou verzi dokumentu podpis pokrývá a jaké změny po něm následovaly. Výsledek ověření jednoho podpisu nelze automaticky vztáhnout na později změněný obsah.

Co právu říká elektronický podpis

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES, v platném znění, zakazuje upřít elektronickému dokumentu právní účinky nebo jej odmítnout jako důkaz v soudním a správním řízení jen kvůli elektronické podobě. U elektronického podpisu nesmí být důvodem takového odmítnutí pouze jeho elektronická podoba nebo nesplnění požadavků na kvalifikovaný podpis. Kvalifikovaný elektronický podpis má právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.

Z těchto pravidel neplyne, že každý soubor splní požadavky každého právního jednání. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, u elektronicky učiněného písemného jednání pracuje se zachycením obsahu a určením jednající osoby; zároveň je třeba řešit požadavek podpisu a případné zvláštní náležitosti. Samotný formát PDF nezaručuje ani splnění písemné formy.

Způsoby elektronického podepisování upravuje rovněž zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce, ve znění pozdějších předpisů. Požadovaná úroveň podpisu se liší podle toho, kdo jedná, vůči komu a o jaký úkon jde. Skutečnost, že dokument neobsahuje podpis založený na certifikátu, ještě sama nevylučuje jiný právně použitelný způsob elektronického podepsání.

Úspěšné ověření podpisu také nenahrazuje posouzení smlouvy. Podpis může pomoci určit podepisující osobu a ověřit neporušenost podepsaných dat. Sám nepotvrzuje pravdivost všech uvedených údajů ani oprávnění zaměstnance zavázat společnost. Otázky, zda máme zachovaný podepsaný dokument a zda z něj vznikla určitá práva a povinnosti, spolu souvisejí, ale nelze je zaměňovat.

Tiskárna podpis na papír nepřenese

Eva smlouvu vytiskne, aby ji mohla založit do šanonu. Text zůstane čitelný a na poslední stránce může být vidět i vyobrazení podpisu. Běžný výtisk však neobsahuje původní podpisová data ve formě, která umožňuje jejich elektronické ověření. Tiskárna z elektronického podpisu neudělá vlastnoruční podpis na papíře.

Pokud Eva výtisk znovu naskenuje, získá elektronický obraz papíru. Původní podpisová data se tím neobnoví. Kdyby sken sama elektronicky podepsala, připojila by svůj nový podpis k jinému souboru; neobnovila by tím původní podpisy smluvních stran.

To neznamená, že výtisk nebo sken nemohou sloužit jako důkaz. Podle zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů, mohou být v občanském soudním řízení využity prostředky, jimiž lze zjistit stav věci, a soud hodnotí důkazy v souvislostech. Ztráta možnosti ověřit původní podpis ale může dokazování ztížit, zejména pokud druhá strana popře původ nebo obsah dokumentu. Je proto rozumné uchovat podepsaný soubor i tehdy, když se s jeho papírovou podobou pracuje pohodlněji.

Konverze mění podobu, nikoli pravdivost

Autorizovanou konverzi pro převod mezi elektronickou a listinnou podobou upravuje zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. Konverze zahrnuje úplné převedení dokumentu způsobem zajišťujícím shodu obsahu a připojení doložky o provedení konverze. Výstup má stejné právní účinky jako dokument, z něhož vznikl. Takový postup nelze nahradit obyčejným tiskem nebo skenováním.

Ani autorizovaná konverze však nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů v dokumentu nebo jejich soulad s právními předpisy. Nepravdivé tvrzení zůstane nepravdivé i po konverzi. Konverzi lze navíc provést jen při splnění zákonných podmínek; z pouhé existence souboru PDF nelze dovozovat, že jej lze na žádost konvertovat. Pro Evu je proto podstatné určit, jaký dokument skutečně má a pro jaký účel potřebuje změnit jeho podobu.

Podepsáno ještě neznamená doručeno

Samotný podepsaný soubor zpravidla neodpoví na otázku, komu a kdy byl doručen. Smlouva a záznam o jejím odeslání či doručení zachycují odlišné skutečnosti. Eva proto může mít zcela totožné podepsané PDF jako protistrana, a přesto potřebovat další podklady pro doložení průběhu jejich komunikace.

U e-mailu má význam uchovat také související zprávu. U datové schránky je vhodné zachovat celou datovou zprávu v exportním formátu ZFO i příslušné informace o doručení, nikoli jen vytaženou přílohu. Podle toho, co má být později prokázáno, mohou být tyto údaje stejně důležité jako samotný text dokumentu.

Soubor zůstává, možnost ověření se může ztratit

Po několika letech Eva smlouvu otevře a program oznámí, že platnost podpisu nelze určit. Takové hlášení ještě není důkazem padělku. Příčinou mohou být chybějící údaje potřebné k ověření certifikátu. Ani pozdější uplynutí jeho platnosti samo o sobě zpětně neruší uzavřenou smlouvu.

Dlouhodobé uchování proto zahrnuje také péči o ověřitelnost podpisu. Pomáhá včas zachovat ověřovací údaje a vhodná časová razítka, případně využít odpovídající službu uchovávání. Časové razítko může doložit, že určitá data existovala v daném čase; nepotvrzuje pravdivost jejich obsahu. Chceme-li podpis ověřit i po letech, je třeba pečovat o dostupnost a použitelnost těchto podkladů. Pouhá existence zálohy tuto otázku neřeší.

Závěr

Požadavek „pošlete originál“ má u elektronického dokumentu smysl zpřesnit: potřebujeme zachovat podepsaná data, ověřit podpis, doložit původ, nebo prokázat doručení? U Eviny smlouvy není nutné hledat jediný správný disk. Je třeba uchovat úplný podepsaný soubor a podklady potřebné pro jeho použití. Přesná kopie může zachovat to podstatné. Zdánlivě pečlivější postup přes tiskárnu a skener to naopak může odstranit.

Oba autoři článku jsou státní zaměstnanci Finanční správy ČR. Shora uvedený text je vyjádřením soukromého názoru autorů, který se nemusí shodovat s právním názorem Finanční správy ČR, a tedy nemůže založit (nebo změnit) případnou správní praxi v dané oblasti.