Datové schránky a problematika doručování

Doručování prostřednictvím datových schránek se řídí zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále jen „zákon elektronických úkonech“). Novelou zákona o elektronických úkonech byly v minulosti všem podnikatelům povinně zřízeny datové schránky. Vedle toho mohou mít datovou schránku na dobrovolné bázi zřízenou i nepodnikající fyzické osoby. Na rozdíl od nich si však podnikatelé nemohou datovou schránku pro doručování datových zpráv znepřístupnit a znemožnit tak doručování ze strany soukromých i veřejných subjektů (např. soudů, finančních úřadů, stavebních úřadů, katastrálních úřadů atp.).

Doručování – na co si dát pozor?

Orgány státní správy dnes všem podnikatelům doručují písemnosti primárně prostřednictvím datové schránky, a to z důvodu jednoduchosti, rychlosti a ekonomičnosti takového postupu. Jakkoliv to může znít triviálně, podnikatelé si musí dát především dobrý pozor na to, aby datovou schránkou pravidelně vybírali a aktivně ji obsluhovali. Doručování písemností prostřednictvím datové schránky ze veřejné správy se totiž pojí se zákonnou fikcí doručení, jejíž důsledky mohou být pro podnikatele zcela zásadní.

Písemnost doručená do datové schránky je považována za doručenou až ve chvíli, kdy se do schránky přihlásí k tomu oprávněná osoba (např. administrátor nebo pověřená osoba s příslušnými přístupovými právy). Pokud se tak nestane do 10 dnů od dodání dokumentu do datové schránky, považuje se dokument za doručený posledním dnem uvedené lhůty. Pokud poslední den uvedené lhůty nastane v sobotu, neděli či ve státní svátek, dojde pak k fikci doručení až nejbližší pracovní den.

Pokud by si tedy podnikatel zapomene písemnost od orgánu veřejné moci z datové schránky včas vyzvednout, automaticky ze zákona nastane fikce doručení. V důsledku této právní fikce pak může dojít například k nabytí právní moci vydaného elektronického platebního rozkazu, k odsouzení za přestupek ve správním řízení nebo k zahájení daňové či finanční kontroly. To vše zcela bez vědomí dotyčného subjektu, který se o konečných důsledcích může dozvědět klidně až v okamžiku, kdy je mu soudním exekutorem zablokován majetek, což už bývá zpravidla dost pozdě.

Základem pro předejití podobných nepříjemností je především znalost všech datových schránek, kterými dotyčný subjekt disponuje. Zde je potřeba upozornit na to, že některým podnikajícím fyzickým osobám mohou být ze zákona automaticky zřízeny dvě datové schránky (např. advokátovi, který si současně zřídí oprávnění k výkonu volné živnosti). V této souvislosti Nejvyšší soud ve svém plenárním stanovisku, sp. zn. Plsn 1/2015, ze dne 05.01.2017, dovodil, že „má-li fyzická osoba zřízeno více datových schránek (např. datovou schránku fyzické osoby a datovou schránku podnikající fyzické osoby, nebo advokát datovou schránku podnikající fyzické osoby – advokáta, ale též insolvenčního správce nebo daňového poradce), je třeba jí doručovat písemné vyhotovení rozhodnutí, jiných úkonů a další písemnosti do té datové schránky, která odpovídá povaze doručované písemnosti.“

V praxi se nicméně nedá očekávat, že orgány veřejné moci budou umět vždy správně rozlišit, jaký typ písemnosti mají doručit do té které datové schránky. Nelze proto vyloučit, že některé písemnosti určené např. advokátovi doručí do datové schránky podnikající fyzické osoby a naopak. Klíčová otázka však zní - jak zajistit dostatečně aktivní obsluhu datové schránky, když podnikatel na podobné administrativní činnosti nemá dost času?

Pověřené osoby a administrátoři

Jedním z řešení tohoto problému je nastavení automatických upozornění na příchozí datové zprávy prostřednictvím emailu tak, aby oprávněná osoba byla vždy patřičně informována o nově příchozích zprávách a musela tak obsluze schránky věnovat svůj čas jen pokud do ni opravdu něco dojde. Uvedené řešení však bude zpravidla nedostatečné v situacích, kdy do datové schránky pravidelně chodí velké množství písemností (jako např. u advokátů či daňových poradců). Pro tyto případy může oprávněná osoba, která disponuje veškerými dispozičními právy k datové schránce, zřídit přístupová oprávnění dalším osobám (např. svým administrativním pracovníkům).

Ty mohou být v systému datových schránek určeny buď jako tzv. pověřené osoby, které mají přístup jen k vybranému obsahu, funkcím a oprávněním v datové schránce, nebo jako tzv. administrátoři. Administrátoři mají kromě toho také možnost jmenovat další pověřené osoby. Pověřené osoby i administrátoři mohou mít možnost například prohlížet a stahovat přijaté zprávy, odesílat a číst odeslané zprávy, zobrazovat historii komunikace nebo stahovat doručenky. Rozsah těchto oprávnění pak může oprávněná osoba dle potřeby selektivně přidělovat nebo odebírat, což je praktické.

Závěrem

Pro doručování písemností prostřednictvím datové schránky mezi soukromými subjekty platí obdobně desetidenní pravidlo fikce doručení jako pro doručování mezi soukromým a veřejným sektorem. Na rozdíl od doručování orgánům veřejné moci se však na soukromý sektor neuplatní tzv. fikce podpisu podle § 18 odst. 2 zákona o elektronických úkonech. Odesílatel soukromoprávní datové zprávy by proto neměl zapomenout připojit podpis k jejímu obsahu v případech, kdy je podle zákona nebo smlouvy vyžadována písemná forma právního jednání.

Nadto je potřeba mít na paměti, že archivace datových zpráv v datové schránce je časově omezená a zprávy jsou uchovávány jen po dobu 90 dnů od jejich doručení. Po uplynutí této lhůty jsou z datové schránky smazány a není možné se k nim zpětně vrátit. Řešení problému představuje tzv. Datový trezor, který si lze zřídit za dodatečný poplatek a který umožňuje dlouhodobou a automatickou archivaci datových zpráv tak, aby nedošlo jejich nenávratnému odstranění. V případě propojení datové schránky s Portálem občana je dokonce možné si datové zprávy (na rozdíl od Datového trezoru) archivovat zdarma.