Mohou zaměstnavatelé uchovávat kopie dokladů svých zaměstnanců? Co na tom změnilo GDPR?
V případě občanských průkazů je základní pravidlo nepřekvapivě zakotveno v zákoně o občanských průkazech: Je zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana. Kopírování dokladů podepřené o souhlas je tedy obecně možné, avšak situace zaměstnance a zaměstnavatele je specifická tím, že zaměstnanci jsou vůči zaměstnavateli chápáni jako osoby ve slabším postavení.
V obavě ze ztráty zaměstnání podepíší prakticky vše, co jim zaměstnavatel předloží. Na souhlasy udělované zaměstnanci se proto Úřad pro ochranu osobních údajů dívá skepticky a nevidí je rád.
Z toho důvodu je rozumnější se procesu získávání souhlasu zaměstnanců zcela vyhnout prostě tím, že zaměstnavatel občanský průkaz kopírovat nebude. To samozřejmě zaměstnavateli nebrání, aby například při nástupu nového zaměstnance ověřil jeho totožnost z originálu občanského průkazu a učinil o tomto ověření poznámku v osobní složce zaměstnance. Kopie občanského průkazu by se však v osobní složce objevit neměla.
Kopírování dalších dokladů
Kopírování řidičských průkazů a průkazů zdravotní pojišťovny zákony výslovně nezakazují. Je ovšem třeba v souladu s GDPR stanovit, na základě jakého zákonného titulu a pro jaký účel je případná kopie pořizována. Protože souhlas ‑ jak je uvedeno výše ‑ je problematický, potřeba kopírovat tyto doklady se zpravidla opírá o tzv. oprávněný zájem zaměstnavatele. Zaměstnavatel však musí být schopen jednoznačně vysvětlit, v čem tento svůj oprávněný zájem spatřuje, tedy za jakým konkrétním účelem kopii dokladu potřebuje. Pokud to vysvětlit nedokáže, neměl by ani v případě řidičského průkazu nebo průkazu zdravotní pojišťovny kopii pořizovat.
U cizinců je vše jinak
Podle zákona o zaměstnanosti platí, že zaměstnavatel je naopak povinen uchovávat kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území České republiky, a to ještě 3 roky po skončení zaměstnávání tohoto cizince. Tato povinnost se týká cizinců, kteří jsou občany zemí mimo evropskou oblast volného pohybu osob, například z Ukrajiny. Zaměstnavatelé by tedy naopak měli okopírovat a archivovat povolení k zaměstnání, zaměstnaneckou kartu, kartu vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrou kartu každého takového cizince, kterého zaměstnávají.
Na tuto povinnost zaměstnavatelé často zapomínají, stejně jako na povinnost vést evidenci cizinců podle § 102 odst. 2 zákona o zaměstnanosti. Zběsilé mazání údajů vyvolané panikou související s GDPR tak není vždy na místě, právě v případě cizinců by zaměstnavatelé měli některé údaje naopak doplnit.
Další články
Strategie České advokátní komory pro umělou inteligenci
V České advokátní komoře jsme založili Sekci pro umělou inteligenci a nové technologie. Sekce vlastně není úplně nová, nový je především její název. Předtím v rámci ČAK fungovala Sekce pro IT a GDPR. S ohledem na to, že se od ČAK teď především očekává, že bude reagovat na rozvoj umělé inteligence, rozhodli jsme se její název změnit. Když se podíváte na seznamy profesí „na odstřel“ kvůli umělé inteligenci, jsou na nich právníci na poměrně čelních pozicích.
Korekce místo první sankce? Návrh nového institutu ve správním trestání
Správní trestání zpravidla vychází z toho, že zjistí-li správní orgán přestupek, zahájí řízení, v němž rozhodne o odpovědnosti a případném správním trestu. Tento model chrání legalitu i rovnost. Vedle úmyslného, nebezpečného nebo opakovaného jednání však existují první, objektivně drobná a rychle napravitelná pochybení, zejména v evidenčních a oznamovacích povinnostech.
Obstrukce dlužníka v insolvenci jako trestný čin – možnost obrany věřitelů
Dlužník 11 let blokoval insolvenci námitkami podjatosti a žalobami. Nejvyšší soud potvrdil: jde o trestný čin. Co to znamená pro věřitele?
Česko zásadně mění přístup k trestání korporací. Místo odsouzení umožní dohodu „bez škraloupu“, stejně jako na Západě
Trestně odpovědné jsou v Česku už pár let nejenom fyzické osoby, ale i ty právnické. Od července 2026 se přitom výrazně rozšiřují možnosti řešení firemní trestní odpovědnosti.
Chybné nebo neexistující odůvodnění jako důvod nepřezkoumatelnosti správního rozhodnutí
Odůvodnění správního rozhodnutí není úřední formalita ani prostor pro mechanické převyprávění spisu. Je to část rozhodnutí, v níž musí být rozpoznatelné, proč správní orgán dospěl právě k danému výroku.
