Mohou zaměstnavatelé uchovávat kopie dokladů svých zaměstnanců? Co na tom změnilo GDPR?
V případě občanských průkazů je základní pravidlo nepřekvapivě zakotveno v zákoně o občanských průkazech: Je zakázáno pořizovat jakýmikoliv prostředky kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana. Kopírování dokladů podepřené o souhlas je tedy obecně možné, avšak situace zaměstnance a zaměstnavatele je specifická tím, že zaměstnanci jsou vůči zaměstnavateli chápáni jako osoby ve slabším postavení.
V obavě ze ztráty zaměstnání podepíší prakticky vše, co jim zaměstnavatel předloží. Na souhlasy udělované zaměstnanci se proto Úřad pro ochranu osobních údajů dívá skepticky a nevidí je rád.
Z toho důvodu je rozumnější se procesu získávání souhlasu zaměstnanců zcela vyhnout prostě tím, že zaměstnavatel občanský průkaz kopírovat nebude. To samozřejmě zaměstnavateli nebrání, aby například při nástupu nového zaměstnance ověřil jeho totožnost z originálu občanského průkazu a učinil o tomto ověření poznámku v osobní složce zaměstnance. Kopie občanského průkazu by se však v osobní složce objevit neměla.
Kopírování dalších dokladů
Kopírování řidičských průkazů a průkazů zdravotní pojišťovny zákony výslovně nezakazují. Je ovšem třeba v souladu s GDPR stanovit, na základě jakého zákonného titulu a pro jaký účel je případná kopie pořizována. Protože souhlas ‑ jak je uvedeno výše ‑ je problematický, potřeba kopírovat tyto doklady se zpravidla opírá o tzv. oprávněný zájem zaměstnavatele. Zaměstnavatel však musí být schopen jednoznačně vysvětlit, v čem tento svůj oprávněný zájem spatřuje, tedy za jakým konkrétním účelem kopii dokladu potřebuje. Pokud to vysvětlit nedokáže, neměl by ani v případě řidičského průkazu nebo průkazu zdravotní pojišťovny kopii pořizovat.
U cizinců je vše jinak
Podle zákona o zaměstnanosti platí, že zaměstnavatel je naopak povinen uchovávat kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území České republiky, a to ještě 3 roky po skončení zaměstnávání tohoto cizince. Tato povinnost se týká cizinců, kteří jsou občany zemí mimo evropskou oblast volného pohybu osob, například z Ukrajiny. Zaměstnavatelé by tedy naopak měli okopírovat a archivovat povolení k zaměstnání, zaměstnaneckou kartu, kartu vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo modrou kartu každého takového cizince, kterého zaměstnávají.
Na tuto povinnost zaměstnavatelé často zapomínají, stejně jako na povinnost vést evidenci cizinců podle § 102 odst. 2 zákona o zaměstnanosti. Zběsilé mazání údajů vyvolané panikou související s GDPR tak není vždy na místě, právě v případě cizinců by zaměstnavatelé měli některé údaje naopak doplnit.
Další články
Jedna káva, čtyři hodiny u stolu: Právní hranice pobytu hosta v kavárně
Host si objedná espresso, otevře notebook a začne studovat. Po dvou hodinách jej obsluha požádá o další objednávku, jinak má uvolnit stůl. O časovém omezení předtím nepadlo slovo. Host poukazuje na zaplacenou kávu, provozovatel na obsazené místo. Právní řešení závisí především na tom, jaké plnění si strany sjednaly a zda je další pobyt ještě jeho součástí.
Je třeba v kupní smlouvě o převodu nemovitosti určit kupní cenu?
NS potvrdil, že stanovení výše kupní ceny není podstatnou náležitostí kupní smlouvy. I při koupi nemovitosti mohou strany projevit vůli uzavřít kupní smlouvu bez určení kupní ceny.
Google dostal pokutu 403 milionů eur za zpracování lokalizačních údajů
Pokuta 403 milionů eur pro Google ukazuje význam transparentnosti, zákonnosti a odpovědnosti při zpracování lokalizačních údajů podle GDPR.
Automatická prolongace nájmu bytu a spolubydlící bez souhlasu pronajímatele: dvě rizika, která se snadno sejdou
Nájemní smlouva na dobu určitou dává pronajímateli zdánlivě jednoduchou jistotu: zná datum, ke kterému má nájem skončit, a před jeho uplynutím se může rozhodnout, zda chce ve vztahu s nájemcem pokračovat. V praxi ale tuto kontrolu snadno oslabí dvě věci.
Od objednávky k odstoupení: tlačítková novela jako další krok k reálné ochraně spotřebitele
Od 1. ledna 2027 čeká tuzemské internetové obchodování další významná změna. Spotřebitel, který uzavřel smlouvu prostřednictvím online rozhraní a má právo od ní odstoupit, musí mít nově možnost učinit tak rovněž prostřednictvím snadno dostupného a jednoznačně označeného tlačítka či obdobného ovládacího prvku.
