Malý stavební seriál - díl první: Pomocník pro základní orientaci ve smlouvě, při přípravě a řízení stavby

Zadavatel je povinen respektovat pravidla stanovená zákonem o zadávání veřejných zakázek (dále jen ZZVZ) a pravidly IROP, zejména Metodickým pokynem pro oblast zadávání zakázek (dále jen MPZ).

Vše začíná dobrou přípravou

Základními otázkami, na které musí objednatel znát odpověď, aby vybral kvalitního zhotovitele a aby stavba splnila to, co objednatel očekává, jsou:

1. Vím, co chci?

Stanovení cílů, které jsou klíčové pro nastavení zadávacích podmínek a smlouvy, např.:

požadovaná hodnota energetické náročnosti „C“ po zateplení,
dokončení stavby před topnou sezónou/zimní přestávkou/začátkem školního roku,
sociální odpovědnost (např. bezpečnost práce, omezení hluku a vlivu na sousedy) - pro tyto účely je nutné komunikovat s projektantem, vlastníky bytových jednotek a vlastníky sousedních nemovitostí apod.).

Prioritou objednatele vedle toho může být například:

angažovanost – chce využít vlastní lidi, má silné projektové řízení nebo naopak žádné vlastní lidi nemá a musí je najmout,
kontrola na detailním technickým řešením – možnost dávat pokyn ke změnám (vyprojektuje si dílo svým projektantem) nebo se objednatel orientuje na výsledek s tím, že je na zhotoviteli, jak se k němu dostane (integruje projektanta a zhotovitele do jednoho týmu),
rychlost dokončení - objednatel upřednostňující konkrétní termín dokončení (např. umožnění změn postupů výstavby za účelem urychlení výstavby pro splnění termínu),
cena - objednatel upřednostňuje nepřekročení nabídkového rozpočtu, tj. při vzniku nutných dodatečných prací ze stavby vypustí něco méně podstatného, zejména pokud by taková část díla byla nezpůsobilá k financování z dotačních prostředků.

Cíle, které si objednatel stanoví na počátku, musí být jasně a srozumitelně promítnuty do zadávací dokumentace a do smlouvy, jinak může dojít ke komplikacím při výběrovém řízení nebo výstavbě.

2. Mám lidi?

Dalším klíčovým krokem je analýza vlastních lidských kapacit a zajištění zkušeného týmu pro úspěšnou stavbu. Především musí být k dispozici:

zástupce objednatele/projektový manažer, který řídí realizaci projektu a bude jednat se zhotoviteli), odpovědná osoba, která bude mít na starost zakázku za objednatele (nemám-li takového člověka interně, musím ho najmout externě) a dozor výstavby (může ho provádět i projektový manažer nebo jeho tým).

Objednatel musí mít dostatečné lidské kapacity. U zkušeného objednatele bude mít vlastní tým nebo může kombinovat kapacity s externími zdroji, u nezkušeného objednatele je pak nutná spolupráce s externími poradci, případně externím projektovým manažerem.

Projekt se musí od začátku řídit, koordinovat a musí se jasně přiřadit odpovědnosti už v rámci přípravy včetně složení pracovní skupiny, harmonogramu přípravy, komunikace s okolním světem včetně médií, apod.

Základní tým má minimálně následující složení:

zástupce objednatele/projektový manažer (odpovědná osoba za celý projekt na straně objednatele – nejde o statutárního zástupce, který podepisuje smlouvu!!!),
uživatel (např. zástupce vlastníků),
projektant (ať už připravuje Projektovou dokumentaci a Soupis prací nebo Požadavky objednatele na účel a funkci díla).

U větších projektů pak ještě:

specialista na přípravu smlouvy,
specialista na proces zadávání (včetně eventuálního hodnocení ekonomické výhodnosti).

3. Vím, jak budu zakázku zadávat?

Volba procesu zadávání a hodnocení nabídek: Zadávací dokumentace by měla být jednoduchá a srozumitelná, zpracování nabídky taktéž. V uzavřené výzvě není nutné požadovat kvalifikaci, protože výzva je adresována úzkému okruhu prověřených zhotovitelů – zástupce objednatele si musí vždy prověřit přiměřenost a vhodnost zhotovitelů před jejich oslovením. V otevřené výzvě je naopak vhodné kvalifikaci požadovat, avšak přiměřeně jednoduchosti poptávaných stavebních prací. Zadání musí být pro trh atraktivní.

Pokud není prioritou objednatele pouze cena, doporučuje se zvážit prvky hodnocení:

ekonomické výhodnosti viz https://www.sfdi.cz/soubory/obrazky-clanky/metodiky/2018_ metodika_hodnoceni_ek_vyhodnosti.pdf
sociální odpovědnosti viz http://sovz.cz/priklady-dobre-praxe .

4. Mám všechny podklady a připravenost?

Především je nutné zajistit:

stavební povolení,
informovanost sousedů a veřejnosti,
projektovou dokumentaci,
technické podmínky a standardy,
dostupnost staveniště,
prověřit možnosti přístupové cesty,
součinnost dalších subjektů,
průzkumy, apod. (především je nutné znát dobře stav konstrukcí a budov a provést všechny potřebné průzkumy podle norem nebo jinak s řádnou péčí).

5. Znám dostupný trh?

Objednatel musí prověřit stav zhotovitelů na trhu (zejména pak pokud je zakázka zadávána v uzavřené výzvě) a atraktivnost svého projektu. Pokud má objednatel časový prostor, může využít k vyjasnění svých cílů například předběžné tržní konzultace. Ve všech případech se musí snažit přilákat dobré zhotovitele férovým a srozumitelným zadáním.

Více k tomuto tématu se dočtete v článku „Veřejné zakázky 2018 – suché období?“ na webu medium.com.

6. Vím, jak dosáhnu toho, co chci?

Podstatou je zajištění vhodného technického zadání a určení metody dodávky v souladu s prioritami projektu. Kvalitní projektová dokumentace je základním prvkem pro bezproblémovou realizaci stavby. Projektová dokumentace s detailním soupisem prací ale není jedinou variantou, stavbu lze poptat i prostřednictvím obecných Požadavků na účel a funkci díla, tj. stavbu nechat vyprojektovat i postavit zhotovitelem a jeho projektantem.

7. Znám nebezpečí a rizika?

Kromě řízení rizik před zahájením výstavby, je nezbytné ošetřit i rizika během realizace stavby, a po ní, prostřednictvím dobré smlouvy – zejména s ohledem na změny díla, lhůty výstavby, odpovědnosti za škody, zajištění apod. Praktické je vyhradit si změny smlouvy předem pro rychlou a bezproblémovou realizaci výstavby. Na každé stavbě nějaké změny budou a je nutné je efektivně řešit.

V následujících dílech naleznete typy, které se budou týkat realizace smluv.

Informační brožura byla zpracována pro Centrum regionálního rozvoje.

Tato informační brožura vznikla pro potřeby Integrovaného regionálního operačního programu pro objednatele veřejných zakázek na stavební práce k základní orientaci ve smlouvě a při přípravě a řízení stavby. V několika článcích Vám představíme pár typů z ,,kuchařky pro zadavatele”. Brožura nemá ambici a nemůže nahradit funkci zadavatele a jeho poradců. Vytržení uvedených ustanovení z kontextu celé smlouvy a prosté přebírání do jiné smlouvy je rizikové. Lze doporučit, tam kde je to vhodné, využít příslušný standard FIDIC nebo připravované standardizované smlouvy pro menší pozemní stavby a projektování (dále jen Český standard). Jestliže chce zadavatel použít svoji smlouvu a začlenit příklady v brožuře, musí se celá jeho smlouva jako celek promyslet a ustanovení vhodně provázat.