Evropské komisi skupinové oznamovací systémy nestačí

Řada globálních i významných národních firem již má své centralizované systémy pro oznamování v rámci celé skupiny a spoléhala na to, že s tímto globálním řešením vystačí i po 17. prosinci 2021. Evropská komise však tuto interpretaci jednoznačně odmítla.

Skupinový oznamovací systém nestačí

Myšlenku centralizovaného oznamovacího systému odmítla Evropská komise v rámci svého výkladového stanoviska reagujícího na společný dopis svazů průmyslu z několika členských států.

Komise vysvětlila, že ze směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 - dále jen “Směrnice”) jednoznačně vyplývá, že každý soukromý subjekt s více než 50 zaměstnanci je povinen zavést interní oznamovací systém bez ohledu na to, zda tento subjekt je či není součástí korporátní skupiny. Jakýkoli jiný výklad by byl contra legem.

Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 - dále jen “Směrnice”) nezakazuje centralizované skupinové oznamovací systémy, ale tyto mohou existovat pouze paralelně vedle oznamovacích systémů na úrovni jednotlivých společností. Svůj názor Komise zdůvodnila větší efektivitou systému, pokud je problém řešen na úrovni společnosti, kde k oznámení došlo, a různými právními úpravami, které budou přijímány na úrovni jednotlivých států. Tento výklad budou muset respektovat všechny členské státy při implementaci Směrnice. A proto, pokud máte více než 50 zaměstnanců, je třeba se začít připravovat na implementaci whistleblowingu i přesto, že již máte zavedený globální oznamovací systém ve vaší skupině.

Sdílení zdrojů ve skupině je připuštěno, ale jen omezeně

Mají-li dceřiné společnosti do 249 zaměstnanců, mohou v souladu se Směrnicí sdílet zdroje pro vyšetřování oznámení u své mateřské společnosti, ovšem je třeba, podle výkladu Komise, dodržet následující podmínky:

Whistleblower musí mít možnost oznamovat na úrovni dceřiné společnosti, tj. interní oznamovací kanály dceřiné společnosti musí být aktivní a funkční.
Whistleblower musí být informován o tom, kdo bude mít u mateřské společnosti k oznámení přístup pro účely jeho prošetření; whistleblower má vždy možnost prošetření oznámení mateřskou společností odmítnout a požadovat vyšetření oznámení v oznamovacím systému dceřiné společnosti.
Odpovědnost za zachování důvěrnosti oznámení, za poskytnutí zpětné vazby oznamovateli a za přijetí nápravných opatření ve vztahu k protiprávnímu jednání zůstává vždy u dceřiné společnosti.

Má-li dceřiná společnost více než 249 zaměstnanců, sdílet zdroje nemůže

V případě velkých společností, tedy pokud má dceřiná společnost více než 249 zaměstnanců, pak výše uvedené sdílení zdrojů dovolené není. Každá taková společnost musí mít zřízený vlastní interní oznamovací systém, který je nezávislý na centrálním oznamovacím systému skupiny a musí mít vybudované kapacity tato oznámení řešit.

Jak řešit oznámení, která se týkají celé skupiny?

I pokud nebudete mít systematicky zavedené sdílení vyšetřování v rámci skupiny, mohou nastat situace, kdy řešení oznámení na úrovni mateřské společnosti je jediné efektivní řešení. Jde o situace, kdy se oznámení týká strukturálního problému ve skupině nebo více společností ve skupině a společnost, ve které bylo oznámení učiněno, nemá kompetenci problém efektivně vyřešit. V takovém případě, vysvětluje Evropská komise, je třeba informovat oznamovatele o této skutečnosti a požádat jej o souhlas s tím, že záležitost bude přesunuta v rámci skupiny na entitu, která je kompetentní problém vyřešit. To však s sebou přináší značná rizika.

Pokud totiž oznamovatel s přesunem oznámení nesouhlasí, musí mu být umožněno vzít oznámení zpět a podat jej externími kanály, v případě České republiky půjde o nově zřízený úřad při ministerstvu spravedlnosti. Skupina tedy riskuje ztrátu kontroly nad oznámením a s tím související potenciální poškození reputace, majetkovou i nemajetkovou újmu, vysoké náklady, vleklé soudní spory a další negativní důsledky.

Revize existujících skupinových oznamovacích systémů je nutná

Pro řadu globálních společností je výklad Komise překvapující. Centralizace oznamovacích systémů umožňovala koncentraci praxe a zkušeností, jednotný přístup k oznámením napříč skupinou, problémy se řešily efektivně a s menšími náklady.

Ačkoli výklad Evropské komise není závazný, bude zajímavé sledovat, zda jednotlivé státy budou mít tendenci jít proti tomuto výkladu a transpozici Směrnice do svých právních řádů udělat benevolentněji. Již nyní je však zřejmé, že společnosti s více než 50 zaměstnanci, které nezavedou funkční oznamovací systém pro své oznamovatele, budou riskovat, že jejich oznamovatelé budou oznamovat externě, úřadům nebo někdy přímo do médií. A to je pro společnost vždy nejbolestivější řešení.

Proto doporučujeme všem skupinám, aby zrevidovaly své centralizované oznamovací systémy, provedly jejich decentralizaci nebo zavedly na úrovni jednotlivých dcer nové oznamovací systémy tak, aby požadavkům Směrnice bylo vyhověno. Věříme, že u menších hráčů se dá oznamovací systém vždy nastavit úsporně a přiměřeně, s ohledem na náklady a velikost společnosti a její vnitřní fungování. V rámci skupiny bude dobré využívat dovolené formy sdílení zdrojů a někdy bude dávat smysl z hlediska nákladů a kompetencí provést outsourcing vedení oznamovacích systémů na třetí osobu.