Archivace mzdové agendy
Každý zaměstnavatel má povinnost dodržovat archivační a skartační lhůty po zákonem stanovenou dobu. Článkem se znovu vracíme k tématu archivace a skartace, tentokrát v mzdovém účetnictví.
Mzdovou agendu, tj. doklady, které byly zaměstnavatelem vytvořeny či získány při zpracování mezd zaměstnanců a týkající se sociálního a zdravotního pojištění zaměstnanců, odvádění daní atd., je nutné uchovávat po dobu určenou zákonem. Obecnou archivační dobu stanoví zákon o účetnictví v délce 10 let pro účetní závěrky a výroční zprávy a v délce 5 let pro ostatní účetní doklady a účetní záznamy (počítá se vždy od konce daného účetního období).
Zákon o důchodovém pojištění stanoví speciální lhůty pro archivaci mzdových listů a dalších údajů potřebných pro důchodové pojištění (30 a 10 let). Zákon o nemocenském pojištění stanoví zvláštní lhůty pro archivaci evidence pro účely nemocenského pojištění (10 let).
Z výše uvedeného tedy vyplývají následující lhůty pro archivaci jednotlivých složek mzdové agendy:
- mzdové listy a další údaje potřebné pro důchodové pojištění min. 30 let (jde-li o mzdové listy poživatele starobního důchodu, činí lhůta pouze 10 let);
- záznamy o vzniku a zániku pracovněprávního vztahu, evidenci pracovní doby min. 10 let;
- doklady o mzdách a dávkách nemocenského pojištění min. 10 let;
- stejnopisy evidenčních listů min. 3 roky.
Zaměstnavatel, který je obchodní společností, je povinen uchovávat seznam společníků a členů statutárních orgánů a členů dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce do roku 2014, včetně přehledu o tom, kdy společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, a to po dobu 6 let po uplynutí měsíce, kterého se záznam týká, min. 3 roky poté, co bylo dlužné pojistné zaplaceno.
Po uplynutí archivační povinnosti je vhodné písemnosti zlikvidovat. Nejvhodnějším způsobem je skartace, o níž by měl být sepsán příslušný skartační protokol.
Za nedodržení archivačních lhůt stanovených výše uvedenými předpisy může být zaměstnavatel sankcionován, proto je třeba věnovat nastavení archivačního systému řádnou pozornost.
Více o archivaci a skartaci ve finančním účetnictví najdete v našem článku zde.
Zdroj: BNT journal
Další články
Může soud snížit náhradu za spoluvlastnický podíl u „spekulantů“?
Lze snížit náhradu za spoluvlastnický podíl při zrušení a vypořádání spoluvlastnictví, pokud došlo ke spekulativnímu nabytí takového podílu? Nejvyšší soud nyní upřesnil, kdy to možné je – a kdy ne.
EUDAMED: Jednotná databáze mění pravidla hry na trhu zdravotnických prostředků
Evropská databáze zdravotnických prostředků EUDAMED je jednou z nejvýznamnějších novinek, které přináší nařízení o zdravotnických prostředcích (MDR) a nařízení o diagnostických zdravotnických prostředcích in vitro (IVDR).
Sloučení kontrolní agendy krajských státních zastupitelství jako cesta k zachování menších okresních státních zastupitelství
Justice čelí zahlcení. Zatímco ministerstvo plánuje velkou reformu soudů až na rok 2028, efektivnějších úřadů a obřích úspor lze dosáhnout okamžitě. Stačí sloučit dozor a dohled na krajích. Má to však háček: nejdříve musíme utnout bezbřehý instanční dohled, ze kterého se v éře umělé inteligence stal nástroj šikanózních stěžovatelů a anonymů z internetu. Pokud systém nezačne podněty přísně filtrovat, zkolabuje a poškodí ty, kteří pomoc státu skutečně potřebují.
Přelomové rozhodnutí německého soudu k odpovědnosti za výroky AI chatbotů
Dne 12. května 2026 vydal Oberlandesgericht Hamm rozsudek, který představuje zásadní mezník v oblasti přičitatelnosti jednání systémů umělé inteligence podnikatelským subjektům. V rozhodnutí se soud zabýval otázkou, zda může podnik nést odpovědnost za nepravdivé informace generované jeho AI chatbotem, a to i v situaci, kdy k poskytnutí těchto informací nedošlo na základě jeho pokynu a chatbot byl původně trénován na správných údajích.
Rušíte dovolenou kvůli bezpečnostní situaci? Ne vždy máte nárok na vrácení peněz
Geopolitická situace ve světě dokáže změnit plány během okamžiku. Ozbrojené konflikty, teroristické útoky, masové nepokoje nebo náhlé uzavření vzdušného prostoru mohou vést ke zrušení celé dovolené ještě před odletem. V takových situacích může být poměrně matoucí, kdy vzniká nárok na vrácení peněz za letenky, ubytování i zaplacené služby.
