Archivace mzdové agendy
Každý zaměstnavatel má povinnost dodržovat archivační a skartační lhůty po zákonem stanovenou dobu. Článkem se znovu vracíme k tématu archivace a skartace, tentokrát v mzdovém účetnictví.
Mzdovou agendu, tj. doklady, které byly zaměstnavatelem vytvořeny či získány při zpracování mezd zaměstnanců a týkající se sociálního a zdravotního pojištění zaměstnanců, odvádění daní atd., je nutné uchovávat po dobu určenou zákonem. Obecnou archivační dobu stanoví zákon o účetnictví v délce 10 let pro účetní závěrky a výroční zprávy a v délce 5 let pro ostatní účetní doklady a účetní záznamy (počítá se vždy od konce daného účetního období).
Zákon o důchodovém pojištění stanoví speciální lhůty pro archivaci mzdových listů a dalších údajů potřebných pro důchodové pojištění (30 a 10 let). Zákon o nemocenském pojištění stanoví zvláštní lhůty pro archivaci evidence pro účely nemocenského pojištění (10 let).
Z výše uvedeného tedy vyplývají následující lhůty pro archivaci jednotlivých složek mzdové agendy:
- mzdové listy a další údaje potřebné pro důchodové pojištění min. 30 let (jde-li o mzdové listy poživatele starobního důchodu, činí lhůta pouze 10 let);
- záznamy o vzniku a zániku pracovněprávního vztahu, evidenci pracovní doby min. 10 let;
- doklady o mzdách a dávkách nemocenského pojištění min. 10 let;
- stejnopisy evidenčních listů min. 3 roky.
Zaměstnavatel, který je obchodní společností, je povinen uchovávat seznam společníků a členů statutárních orgánů a členů dozorčí rady za jednotlivé kalendářní měsíce do roku 2014, včetně přehledu o tom, kdy společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, a to po dobu 6 let po uplynutí měsíce, kterého se záznam týká, min. 3 roky poté, co bylo dlužné pojistné zaplaceno.
Po uplynutí archivační povinnosti je vhodné písemnosti zlikvidovat. Nejvhodnějším způsobem je skartace, o níž by měl být sepsán příslušný skartační protokol.
Za nedodržení archivačních lhůt stanovených výše uvedenými předpisy může být zaměstnavatel sankcionován, proto je třeba věnovat nastavení archivačního systému řádnou pozornost.
Více o archivaci a skartaci ve finančním účetnictví najdete v našem článku zde.
Zdroj: BNT journal
Další články
Participační práva dětí, aneb „ty nevíš, co je pro tebe dobré“ podruhé
Rozsudek Nejvyššího správního soudu z prosince 2025 vyjasňuje limity participačních práv dětí v opatrovnických řízeních. Zdůrazňuje, že smyslem pohovoru není dítě přesvědčovat, ale citlivě porozumět jeho názoru a respektovat jeho prožívání.
Evropská unie rozšiřuje regulaci AI. Obsah generovaný nebo upravený umělou inteligencí musí být pro uživatele rozpoznatelný
Jednou z nejzásadnějších změn v oblasti regulace AI budou nová pravidla transparentnosti, která vstoupí v účinnost 2. srpna 2026. Zavádějí povinnost jakýkoli AI obsah označit, informovat o deepfakes a upozornit uživatele, pokud komunikuje s umělou inteligencí.
Svěřenské fondy v realitních transakcích: Transparentní evidence skutečných majitelů versus limity AML prověrky
Využívání institutu svěřenských fondů zažívá v České republice v posledních letech dynamický nárůst, a to nejen jako nástroj pro správu rodinného majetku (family office) či mezigenerační transfer, ale stále častěji i jako entita vystupující v roli investora na realitním trhu. Pro realitní zprostředkovatele a další povinné osoby však toto uspořádání představuje značnou výzvu v oblasti Anti-Money Laundering (AML) procesů.
Maximální ceny pohonných hmot vyhlašované Ministerstvem financí
Ministerstvo financí od 8. dubna tohoto roku vyhlašuje v reakci na aktuální situaci na světových trzích a v návaznosti na to na domácím trhu každý pracovní den maximální ceny pohonných hmot na následující den, v případě vyhlášení v pátek na následující víkend a pondělí. Jaký je právní základ tohoto jeho počínání?
Česká republika rozšiřuje povinný screening zahraničních investic
Zahraniční investoři zvažující vstup do cílových společností aktivních na českém trhu by měli věnovat pozornost zásadní změně v oblasti prověřování zahraničních investic (FDI). Od 1. listopadu 2025 se v důsledku novely zákona o prověřování zahraničních investic výrazně rozšířil okruh transakcí, které podléhají povinné notifikaci a schválení ze strany Ministerstva průmyslu a obchodu. Povinnému screeningu budou nově častěji podléhat investice zejména v digitálním, technologickém, zdravotnickém či energetickém sektoru.
