Největší compliance novinka od dob GDPR přichází. Jste na whistleblowing připraveni?

Zajistit bezpečnou atmosféru, kde se lidé nebojí použít svůj hlas, tak bude pro mnohé firmy a organizace v následujících měsících velkou výzvou, na kterou je třeba se připravit. Zákon totiž počítá s citelnými sankcemi, pokud povinnost nesplní, a pouze formální vyřešení této povinnosti představuje pro organizaci dodatečná rizika.

Ochrana whistleblowerů

Whistleblowing je ve vyspělých zemích považovaný za efektivní nástroj, jak odhalovat neetické či protiprávní jednání uvnitř soukromé či veřejné organizace. Ucelená právní úprava whistleblowingu v České republice doposud chyběla. Bez této úpravy může mít oznamovatel obavy ze ztráty zaměstnaní, snížení platu, převedení na jinou práci či jiné odplaty ze strany kolegů či nadřízených. Proto návrh zákona o ochraně oznamovatelů, který by měla podle evropské směrnice Česká republika přijmout do 17. 12. 2021, zavádí přísnou ochranu identity oznamovatele a zakazuje jakákoli odvetná opatření. Za porušení zákazu přitom hrozí pokuta až do výše 1 mil. Kč.

Navrhovaný zákon konkrétně chrání oznamovatele upozorňující na protiprávní jednání v oblastech:

zadávání veřejných zakázek,
finančních služeb,
legalizace výnosů z trestné činnosti,
daní z příjmů právnických osob,
ochrany spotřebitele nebo životního prostředí, bezpečnosti a zdraví
ochrany soukromí
nebo jakékoli jednání vykazující znaky trestného činu nebo přestupku.

Oznamovatelem může být pouze fyzická osoba a typicky jím bude zaměstnanec. Může však jít i o osoby pracující na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, spolupracující OSVČ, společníky, akcionáře a další osoby v dohledových nebo řídících orgánech, dobrovolníky, stážisty nebo také dodavatele.

Interní oznamovací systém

Zaměstnanci a další osoby pracující pro organizaci mají často přístup k citlivým informacím, a mohou tak zjistit podezřelé jednání jako první. Otázkou je, kde jej pak oznámí. Podle návrhu zákona budou mít dvě možnosti, mohou se obrátit na externí oznamovací kanál zřízený ministerstvem spravedlnosti, nebo si mohou vybrat interní oznamovací systém své organizace.

Aby tedy zaměstnanci neoznamovali podezřelé jednání v rámci firmy úřadům, a organizace tak neztratily kontrolu nad řešením svých problémů, měly by samy zajistit takový systém, který bude bezpečný, srozumitelný a důvěryhodný, a kde by se zaměstnanci nebáli oznamovat svá podezření na neetická jednání interně.

A to nejenom proto, že tak dostojí vysokým etickým standardům nebo předcházejí riziku finančních ztrát či poškození svého renomé, ale také proto, že podle návrhu zákona bude zavedení interního oznamovacího systému povinné pro:

zaměstnavatele s nejméně 25 zaměstnanci
veřejné zadavatele
obce s více než 5 tisíci obyvateli
poskytovatele finančních služeb (např. banky, investiční fondy, pojišťovny, poskytovatele spotřebitelských úvěrů apod.)

Jak by měl interní systém fungovat

Správnou implementaci whistleblowingu lze tedy vnímat jako součást řízení rizik organizace. Kromě eliminace rizika, že se budou zaměstnanci obracet na externí oznamovací kanál, je mimo jiné funkční systém etické linky jedním z předpokladů úspěšného řešení obrany organizace před trestní odpovědností právnických osob. Správným nastavením systému a komunikací o něm lze také předcházet případnému zneužívání.

Podle návrhu zákona by měly dotčené organizace povinně zavést interní oznamovací systém do 31. března 2022. Kdo to do zmíněného termínu nezvládne, bude mu hrozit opět pokuta až 1 mil. korun.

Organizace, kterých se to týká, by měly podle návrhu zákona:

vytvořit zabezpečené kanály pro podávání oznámení
určit příslušnou osobu odpovědnou za řešení oznámení
komunikovat s oznamovateli v zákonných lhůtách
vytvořit systém evidence oznámení
zajistit řádné prověření všech oznámení a přijmout opatření k nápravě či prevenci nežádoucího chování, pokud se oznámení ukáže jako důvodné
a v neposlední řadě zajistit, aby nebyla po celou dobu výše uvedeného procesu prozrazena identita oznamovatele

Oznamovatel by měl mít možnost podat oznámení ústně, písemně a na žádost osobně. Jaké konkrétní kanály zvolíte, je na vás. Za best practice považujeme webovou platformu, která umožňuje oznamovateli učinit oznámení odkudkoli, také zůstat anonymní, a přitom vést následnou komunikaci s organizací.

Klíčové je také jmenování tzv. příslušné osoby, která by v rámci interního systému měla oznámení přijímat. Jako jediná je oprávněná znát identitu oznamovatele (pokud ji oznamovatel uvedl) a je odpovědná za její ochranu. Vede následnou komunikaci s oznamovatelem a posuzuje, zda jsou oznámení důvodná. Takovou osobou může být člověk uvnitř organizace i externí osoba, je ale vždy důležité oddělit tuto funkci od běžných interních postupů, aby se zabránilo konfliktu zájmů a podezření z odvetných opatření. Z těchto důvodů může být tedy efektivnější volba externího profesionála, a to i z důvodů využití jeho zkušeností a zastupitelnosti.

Řada zejména mezinárodních korporací již systém pro whistleblowing zavedla, ale pro většinu českých organizací v soukromém i veřejném sektoru půjde spíše o novinku. Vytvořit funkční a důvěryhodný oznamovací sytém přitom ale není triviální a zabere čas v řádech týdnů až měsíců. Nelze vynechat také proškolení zaměstnanců a zajištění dostatečné a jasné informovanosti o systému. Doporučujeme proto začít s přípravou s předstihem.