Datové schránky pro všechny? Již brzy

Úřady jsou povinny používat datové schránky v komunikaci s každým, kdo má datovou schránku zřízenu. Jedná se o státem garantovaný nástroj elektronické komunikace, který funguje od roku 2009 a za tu dobu jich bylo zřízeno již více než 1,3 milionu[1], přičemž množství zřizovaných schránek roste každým rokem rychleji. Jen od začátku minulého roku se jejich počet zdvojnásobil a stále stoupá. Zatímco právnickým osobám jsou datové schránky zřizovány automaticky Ministerstvem vnitra (takových datových schránek bylo k 31. 12. 2020 celkem 692 299), fyzické osoby mohou o zřízení datové schránky požádat (na žádost bylo zřízeno již 490 884 schránek). Podle prognóz by po změnách provedených přijatou zákonnou úpravou mělo v roce 2027 existovat více než 5,5 milionu datových schránek.[2] K jakým úpravám a kdy tedy dojde?

Co nás čeká

Změny přinesl především letos přijatý zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, a tedy i zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. S účinností od 1. 1. 2023 tak bude datová schránka automaticky zřizována:

Všem právnickým osobám – tedy nejen těm zapsaným v obchodním rejstříku (jak tomu je nyní), ale rovněž osobám zapsaným ve spolkovém či nadačním rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek a obecně prospěšných společností.
Všem podnikajícím fyzickým osobám.
Všem fyzickým osobám, které použijí prostředek „vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace“, tedy například občanský průkaz s čipem, přihlásí se pomocí Národního bodu pro identifikaci a autentizaci (NIA), použijí mobilní klíč eGov nebo bankovní identitu. O zřízení datové schránky budou fyzické osoby informovány NIA a budou si moci datovou schránku deaktivovat (nikoli ovšem zrušit).

Jak jednoduché je používání datových schránek?

Spolu s narůstajícím počtem uživatelů se ale množí i výhrady proti nedokonalosti některých funkcí a s rostoucím počtem uživatelů především z řad fyzických osob lze očekávat další nárůst problémů při užívání. Podle průzkumu společnosti Atlas software se s uživatelským prostředím trápí více než 80 % klientů z celkových více než 200 dotazovaných. Pro uživatele je prostřední nejčastěji příliš složité a nepřehledné, chybí archivace zpráv (zprávy se po 90 dnech mažou) a nemožnost jednoduše přepínat mezi schránkami. Uživatelé si podle průzkumu hodně stěžují na přijímaní zpráv. V běžné datové schránce se totiž zpráva po otevření okamžitě začne považovat za přijatou a začíná běžet lhůta na její vyřízení, stejně jako u úředních dopisů doručovaných do vlastních rukou. Tyto nedostatky je možné eliminovat používáním některých komerčních produktů určených ke správě datových schránek, například Chytré datovky.

Závěrem

Elektronizace státní správy je určitě krokem správným směrem a i když největší část změn týkajících se zřizování a používání datových schránek nabyde účinnosti až na začátku roku 2023, je záhodno o nich vědět již dopředu, případně automatickému zřízení předejít zřízením datové schránky již nyní a mít tak dostatečný prostor na seznámení se s prostředím, případně pořízení vhodného správce datové schránky.

[1] Blíže viz https://www.datoveschranky.info/statistiky.

[2] Blíže viz https://chytradatovka.cz/statisticke-informace-k-datovym-schrankam/.