Skartace a archivace dokumentů ve finančním účetnictví u obchodních společností

Archivačních lhůt a vyjimečných situací týkajících se jednotlivých dokumentů, je opravdu hodně, navíc jsou lhůty uvedeny hned v několika zákonech.

Základní pravidla a dobu, po kterou je nutné uchovávat účetní záznamy, upravují čtyři základní předpisy:

- zákon o účetnictví
- zákon o daních z příjmu
- zákon o DPH
- a zákon o archivnictví a spisové službě

V souladu se zákonem o účetnictví 563/1991 Sb. dle § 31 platí povinnost archivace následovně :

• účetní závěrka, výroční zpráva – 10 let
• účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – 5 let
• účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví – 5 let

Lhůta pro stanovení daně z příjmu činí 3 roky a počíná dnem, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového tvrzení. Tato lhůta se prodlužuje například při uplatnění daňové ztráty, nebo daňové kontroly.

Maximální doba prodloužení je 10 let.

Obecné ustanovení o uchování daňových dokladů dle 235/2004 Sb. zákona o dani z přidané hodnoty v § 35 uvádí povinnost archivace daňových dokladů pro osobu povinnou k dani, tak i příjemce plnění. Doba uchování daňových dokladů činí 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Archivaci dokumentů, jako jsou například dokumenty o vzniku, přeměně, statuty, stanovy, jednací řády, výroční zprávy, dokumentace o zrušení a zániku a další jiné, řeší zákon 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů.

Pokud účetní jednotka archivuje v souladu se všemi předpisy, významně ušetří starosti s následným dokazováním či prokazováním skutečností, které byly rozhodné pro stanovení základu daně.

Z tohoto důvodu je vhodné vypracovat interní směrnici pro oběh, zpracování a archivaci dokladů v konkrétní společnosti nebo pro konkrétního podnikatele. Aplikací směrnice a jejím důsledným dodržováním se tak lze vyhnout případným sankcím.

Společnost či podnikatel se může obrátit také na profesionální firmy, které nabízí kompletní servis archivace jak v papírové, tak i v elektronické podobě a konečnou skartaci dokumentů.

---

Zdroj:

• 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty
• 563/1991 Sb. o účetnictví
• 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů
• 586/1992 Sb. o daních z příjmů
• 101/2000 Sb. o ochraně osobních údajů