Nový standard - QR Faktura

QR Faktura je standard formátu navrženého pro přenos a sdílení základních hlavičkových účetních údajů z faktur a jiných účetních, či daňových dokladů. Výhoda použití QR Faktury spočívá především v automatizovaném přenosu údajů z faktur do účetních systémů bez zásahu lidského faktoru. Tím se jednak zvýší komfort pro zpracovatele dokladů, ale také se sníží počet špatně zadaných údajů a náklady na jejich dohledávání, případně vymáhání. Uživatel, vybavený čtečkou QR kódu a účetním programem s podporou QR Faktury, místo ručního typování údajů naskenuje z papírové faktury QR kód, čímž se mu předvyplní příslušná pole účetního záznamu v účetním programu. Uživatel může údaje zkontrolovat a případně opravit. Tím nejen roste uživatelská spokojenost, ale také klesá chybovost zadání. Automatizace přenosu dat faktur nabývá na důležitosti zejména v souvislosti s kontrolními hlášeními, kdy využití QR Faktury významně přispěje k tomu, aby odběratel reportoval do kontrolního hlášení stejné údaje jako jeho dodavatel. Dojde tak k podstatnému snížení počtu vad kontrolního hlášení jen z důvodu nepřesného přepisu dat a také snížení nákladů na vydávání výzev oběma stranám obchodu k odstranění těchto vad.

Při přípravě standardu QR Faktury byly plně využity možnosti integrace s již zavedenou a rozšířenou QR Platbou. Na faktuře tak bude k dispozici stále jen jeden QR kód, který obsahuje jak platební údaje pro zadání bankovního platebního příkazu, tak účetní údaje pro účetní programy.

Jak již bylo řečeno, smyslem QR Faktury je usnadnit přenos vybraných hlavičkových údajů z papírového dokladu do účetního systému a minimalizovat tak dopad lidského faktoru. Zpracovatel dokladu čtečkou přečte QR kód z dokladu a příslušné údaje se předvyplní do systému. Podíváme se podrobně na to, jak to celé vlastně funguje.

Ačkoliv už z názvu QR Faktury vyplývá, že se s ní setkáváme a budeme setkávat ve formě QR kódu, jedná se vlastně spíše o způsob zápisu údajů - vytvoření řetězce. Tento způsob je navržený tak, aby splňoval několik požadavků. Předně musí umět popsat právě ty vybrané důležité hlavičkové údaje z dokladu. Druhým požadavkem či pravidlem je, že řetězec musí být lidsky čitelný, aby bylo snadné provést kontrolu v případě nutnosti. Třetí pravidlo vyžaduje, aby řetězec byl co nejúspornější - právě proto, aby bylo možné jej zakódovat do QR kódu, který nebude příliš velký a “hustý”, a proto nezabere mnoho místa na dokladu a bude snadno čitelný čtečkou. Za čtvrté by měl zohledňovat některé specifické technikálie QR kódu, jako je například sada použitých znaků - ideálně používat pouze velká písmena, číslice a některé vybrané speciální znaky, jako je hvězdička, mezera, tečka a dvojtečka. A v neposlední řadě musí řetězec umožňovat integraci do již zavedeného standardu QR Platba, se kterým běžně pracují výstavci faktur pro spotřebitele - proto, aby na faktuře nebyly dva QR kódy, ale pouze jeden, sloužící jak spotřebitelům k zaplacení, tak zpracovatelům k účtování.

Z vybraných hlavičkových údajů dokladu uděláme seznam položek (atributů) a jejich hodnot. Každému atributu je přiřazen krátký kód v duchu prvních třech výše uvedených pravidel. Mezi atributem a jeho hodnotou je dvojtečka a tyto dvojice jsou mezi sebou odděleny znakem, který se vyskytuje v běžném textu co nejméně, ale zároveň splňuje pravidlo čtyři - tím je znak * (hvězdička). Pro daný účetní doklad vznikne celý řetězec QR Faktury spojením dvojic atribut:hodnota pomocí oddělovače. Aby byl tento řetězec na první pohled identifikovatelný, je dobrým zvykem přidat na začátek hlavičku, která říká, o jaký řetězec jde a podle jaké verze standardu vznikl.

Podíváme se na velmi jednoduchý konkrétní příklad. Máme doklad číslo 123, vystavený dne 2. 11. 2016, celková částka k úhradě 1500 Kč, doklad vystavila firma s DIČ CZ123456789. Pro takový doklad sestavíme řetězec QR Faktury následujícím způsobem.

Pro číslo dokladu (identifikaci) máme atribut ID a hodnota je 123, čili zápis bude ID:123. Pro datum vystavení je určen atribut DD, čili DD:20161102 - zde je datum zapsané dle ISO standardu, nejprve rok, pak měsíc a den. Částka je AM, proto další část řetězce bude AM:1500 a nakonec pro DIČ je standardem určeno označení VII, proto poslední část bude VII:CZ12345678.

Když tyto dvojice spojíme oddělovačem (spíš by to asi měl být spojovač), tak dostaneme ID:123*DD:20161102*AM:1500*VII:CZ12345678. K tomu připojíme hlavičku, která říká, že jde o řetězec QR Faktury, neboli zjednodušeně krátký popisovač faktury, anglicky Short Invoice Descriptor, který vznikl na základě standardu verze 1, čili SID*1.0. Když spojíme všechno dohromady, máme výsledný řetězec SID*1.0*ID:123*DD:20161102*AM:1500*VII:CZ12345678.

Tento řetězec lze pomocí standardních postupů, jejichž popis přesahuje rámec tohoto článku, převést do QR kódu, přidat k němu rámeček a popis a máme QR Fakturu, kterou vytiskneme na papírovou fakturu, a máme hotovo. Na straně zpracovatele dokladu pak dojde k opačnému postupu. Po naskenování kódu čtečkou se z QR kódu stane řetězec, který se přenese do počítače, kde ho účetní software podle výše uvedených pravidel rozebere na jednotlivé dvojice atribut:hodnota a hodnoty pak předvyplní do příslušných položek účetního programu.

Od června tohoto roku, kdy byl standard QR Faktury představen, tento postup funguje v již více než 15 účetních programech na českém trhu. Z technického pohledu se návrh standardu osvědčil, neobjevil se žádný technický problém či nedostatek.

Drobné zádrhele se objevily při integraci QR Faktury do QR Platby. Přestože touto integrací vzniká dle standardu správný řetězec, jedná se o netypickou variantu řetězce QR Platby a některé mobilní bankovní aplikace jej neumějí správně načíst. Naštěstí se nám povedlo se s dotčenými bankami domluvit a již pracují na úpravě svých aplikací.

V otázce, jaké údaje z dokladu by mělo být možné QR Fakturou přenést, jsme zaznamenali určitý vývoj. Od června evidujeme několik návrhů na rozšíření rozsahu podporovaných položek účetních dokladů - například kód předmětu plnění v případě RPDP nebo výši zálohy v případě, že doklad obsahuje zúčtování záloh. Po určité době fungování QR Faktury bude třeba vyhodnotit požadavky na rozšíření a rozhodne se o dalším postupu.

QR Faktura je specificky český standard, který reflektuje české zákony a zvyklosti a je jim přizpůsoben. Výše uvedený princip však lze přenést do libovolné země. Nejspíš to ale v současné době nemá smysl, neboť budoucnost bude patřit plně elektronické fakturaci bez použití papírových dokladů. Pro výrobce účetních programů a integrátory to bude řádově složitější úloha než implementovat QR Fakturu, výhodou však bude možnost elektronicky přenášet veškeré údaje z dokladů, například včetně všech jednotlivých položek faktury. Budoucnost bude bezpapírová a bez QR kódů.