Jasná pravidla pro e-mailovou komunikaci s úřady

Kdy má úřad vyžadovat u e-mailů občanů či firem elektronický podpis a kdy mají věc bezodkladně vyřídit i bez něj? V podnětech občanů zaznamenala veřejná ochránkyně práv značnou roztříštěnost v přístupu úřadů k otázce, jak nakládat s e-maily bez elektronických podpisů. Pomocí dotazníků proto prověřila praxi ministerstev, krajských úřadů a obcí s rozšířenou působností a setkala se s různými přístupy. Na jedné straně stál velmi striktní názor, že takový e-mail nemá zákonem požadovanou formu, proto na něj úřad nahlíží, jako kdyby neexistoval, informace v něm obsažené nezohledňuje a nijak na něj nereaguje. Počet úřadů s takovou praxí byl však jen mizivý. Na opačné straně se pak ochránkyně setkala s přístupem méně formálním a vůči odesílateli vstřícnějším, kdy úřad vyřizuje i e‑maily bez uznávaného elektronického podpisu. Mezi těmito dvěma pohledy se pak vyskytovala celá škála možností, počínaje rozlišováním podle typů dokumentů, poučováním odesílatelů o nutnosti doplnit elektronický podpis apod.

Pozitivním zjištěním ochránkyně byla skutečnost, že i když odesílatel elektronický podpis na výzvu nedoplní, většina úřadů na takový e-mail reaguje stejně jako na jiné písemnosti, a to ať jde o podání nebo podněty ve smyslu správního řádu.

Podle ochránkyně však současné různé praktiky jednotlivých správních úřadů mají za následek zmatení občanů a porušování jejich legitimních očekávání. Jestliže někdo komunikuje s úřady běžně e-mailem bez elektronického podpisu a dosud to nezpůsobovalo žádné problémy, pokud by pak narazil na úřad, který naopak na elektronickém podpisu trvá a ještě ke všemu ho o tom nepoučí, snadno může dojít k újmě občana na jeho právech (např. neuznání odvolání a propad lhůty). Ochránkyně proto dospěla k závěru, že sjednocení správní praxe ve vztahu k elektronické komunikaci s úřady je nezbytné. Obrátila se na Ministerstvo vnitra s doporučením, aby podniklo kroky, které by vedly k jednotnému a předvídatelnému postupu úřadů.

Ministerstvo vnitra se s názory ochránkyně ztotožnilo a vypracovalo pro orgány veřejné správy jednotnou metodiku nakládání s e-maily občanů. Úřady tak mají jasná pravidla, které typy e-mailů je třeba vyřizovat i bez elektronického podpisu, kdy je naopak třeba odesílatele poučit o nutnosti jeho doplnění a důsledcích pro jeho věc, pokud tak neučiní apod.

Metodika Vyřizování elektronických podání, podnětů a jiných písemností podle správního řádu s důrazem na vyřizování úkonů bez uznávaného elektronického podpisu je na webu ministerstva zde.