Založením společnosti vše začíná - na co po zápisu do obchodního rejstříku nezapomenout?

Založením společnosti nic nekončí, ba naopak. Co je potřeba udělat poté, co byla společnost zapsána do obchodního rejstříku?

Datová schránka

Datové schránky jsou státem garantovaný komunikační nástroj, který nahrazuje klasické doporučené dopisy a slouží hlavně ke komunikaci s orgány veřejné moci.[1] Jelikož všechny obchodní korporace mají ze zákona povinnost mít zřízenou datovou schránku, přístupové údaje k datové schránce jsou rozesílány Ministerstvem vnitra automaticky, a to na adresy trvalého bydliště jednatelů společnosti, které jsou uvedeny v obchodním rejstříku. Není tak potřeba podávat žádnou žádost.

Datovou schránku je však nutné pravidelně kontrolovat a vybírat. Důležité je mít na paměti, že zpráva je považována za doručenou okamžikem, kdy se uživatel s oprávněním číst zprávu přihlásí k datové schránce. Pokud se tak nestane, nastává tzv. fikce doručení, kdy je zpráva považována za doručenou desátým dnem po dodání zprávy do datové schránky.[2]

Registrace k placení daní

Do 15 dnů od zápisu společnosti do obchodního rejstříku je nutno podat přihlášku k placení daně z příjmu právnické osoby. Tuto povinnost mají všechny obchodní společnosti bez ohledu na to, zda bude mít společnost příjem či nikoliv. Registrační formulář se posílá k příslušnému finančnímu úřadu podle sídla společnosti prostřednictvím datové schránky.[3]

Podnikatele se mohou týkat i jiné daně. Jedná se např. o daň silniční nebo DPH. Pokud si podnikatel vyhodnotí, že je pro něho výhodné registrovat se jako plátce DPH[4], nemusí čekat na splnění zákonem stanovených podmínek v podobě překročení obratu 1 milionu korun českých za 12 nebo méně po sobě jdoucích kalendářních měsíců. V případě, že se chcete stát dobrovolným plátcem DPH, je nutné podat přihlášku k registraci k DPH. Na registraci však není právní nárok a finanční úřad může udělení podmínit doplněním dalších listin, tvrzení či podkladů.

Zaměstnanci

V případě, že společnost má zaměstnance či brigádníky, jejichž výdělek překročí 10.000,- Kč měsíčně, je nutné registrovat firmu jako plátce daně z příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků. Přihlášku je nutné zaslat nejpozději do 15 dnů od vzniku povinnosti srážet daň příslušnému finančnímu úřadu. Do 8 kalendářních dnů od nástupu zaměstnanců společnosti je dále nutné nahlásit zaměstnavatele do registru zaměstnavatelů u příslušné zdravotní pojišťovny zaměstnance a u příslušné Okresní správy sociálního zabezpečení. Každému zaměstnanci je také nutné vést evidenční list důchodového pojištění.

Současně vzniká společnosti povinnost platit zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele, tedy pojištění, ze kterého bude uhrazena zaměstnanci případná škoda na zdraví a škoda vzniklá v souvislosti s pracovním úrazem a nemocí z povolání.[5]

Evidence skutečných majitelů

Evidence skutečných majitelů slouží k evidování zákonem stanovených údajů o tzv. skutečných majitelích právnických osob se sídlem v České republice a tzv. právních uspořádáních. Jednoduše řečeno je skutečným majitelem člověk, který může mít pro sebe z právnické osoby (nebo právního uspořádání) přímo nebo zprostředkovaně významné příjmy nebo člověk, který může fakticky právnickou osobu (nebo právní uspořádání) přímo nebo zprostředkovaně řídit, aniž je sám někým řízen.[6]

Má-li společnost strukturu, která je zapsaná a viditelná v obchodním rejstříku, skutečný majitel se do evidence propíše automaticky. Při složitějších strukturách je nutné podat návrh na zápis k příslušnému rejstříkovému soudu bezodkladně po zapsání společnosti do obchodního rejstříku.

EET

Osobou povinnou evidovat tržby je poplatník daně z příjmů fyzických nebo právnických osob, pokud mu plynou evidované tržby. Ke dni sepsání tohoto článku je evidence tržeb v důsledku novelizací zákona č. 137/2020 Sb., o některých úpravách v oblasti evidence tržeb v souvislosti s vyhlášením nouzového stavu, které reagovaly na situaci se šířením nemoci COVID-19, pozastavena do 31. prosince 2022.[7]

Vedení účetnictví a zakládání dokumentů

Povinností každé společnosti je vedení účetnictví. Za řádné vedení účetnictví odpovídá ze zákona statutární orgán společnosti. Povinné je rovněž zakládání aktuálních dokumentů do sbírky listin rejstříkového soudu. Konkrétně se jedná například o účetní uzávěrky, výroční zprávy, zprávy o vztazích mezi propojenými osobami atd.[8]

Označování společnosti a listin, webové stránky

Společnost je povinna označit své sídlo obchodní firmou a jejím identifikačním číslem. Současně je povinna zajistit v sídle přebírání poštovních zásilek a kontakt s veřejností a státními úřady.

Zřídíte-li provozovnu, je nutné ji rovněž označit obchodní firmou a identifikačním číslem, a pokud provozovna slouží k prodeji zboží nebo poskytování služeb spotřebitelům, pak musí (až na zákonem stanovené výjimky) označení dále obsahovat zejména jméno a příjmení odpovědné osoby za činnost provozovny a otevírací dobu, po kterou mohou spotřebitelé provozovnu navštěvovat.[9]

Podnikatelé jsou dále povinni uvést své identifikační údaje na obchodních listinách[10]. Jedná se o jméno (název, obchodní firmu), sídlo a identifikační číslo, včetně údaje o zápise do obchodního rejstříku.

Akciová společnost musí identifikační údaje a další zákonem stanovené údaje povinně zveřejňovat na svých internetových stránkách. A pokud si webové stránky zřídí i společnost s ručením omezeným, výše uvedená povinnost se vztahuje obdobně i na ni.[11]