Dobrý den paní Hrubcová,
děkujeme za Váš dotaz ohledně osobních ochranných pracovních prostředků (dále jen „OOPP“). Níže zasíláme (A) základní informace k péči o OOPP, (B) daňové aspekty poskytování náhrad při přenesení údržby OOPP na zaměstnance a (C) závěr a doporučení k nastavení. Při zpracování odpovědi vycházíme z toho, že zaměstnanci mají jako OOPP přidělený pracovní oděv, který si doma sami perou, a že praní OOPP vůbec nezajišťuje zaměstnavatel.
A. Péče o pracovní oděv
Jak sama ve Vašem dotazu uvádíte, je povinností zaměstnavatele OOPP nejen poskytnout, ale rovněž OOPP (včetně pracovního oděvu) udržovat v použivatelném stavu (§ 104 odst. 4 Zákoníku práce).
Z právního i daňového hlediska je nejjednodušší, pokud údržbu a další péči o OOPP zajišťuje přímo zaměstnavatel.
V praxi se však běžně lze setkat s případy, kdy zaměstnanci mají k dispozici jako OOPP pracovní oděv s tím, že čistění a praní tohoto oděvu si zajišťují sami. V takovém případě mají zaměstnanci skutečně nárok na náhradu nákladů s tím spojených. Takový postup je možný, ostatně pamatují na něj výslovně i daňové předpisy (viz dále). Avšak takový přístup je možný pouze na základě dohody se zaměstnancem. Zaměstnanec nemůže být k takovým činnostem jako je praní OOPP jakkoli nucen, protože údržba OOPP je ze zákona primárně povinností zaměstnavatele. Zákon v tomto případě neříká, že by tato dohoda se zaměstnancem musela být písemná, uzavření dohody může být vyvozováno i z toho, že zaměstnanec si domů OOPP skutečně odnese a dané OOPP vypere (tzv. konkludentní forma dohody). Písemná forma je ale rozhodně doporučeníhodná pro účely případného dokazování. V dohodě je pak možné dojednat rovněž podmínky pro správnou údržbu OOPP a také náhradu nákladů, případně odkázat na vnitřní předpis zaměstnavatele upravující bližší podmínky péče o OOPP. Pokud by zaměstnavatel náhradu neposkytoval, vystavuje se riziku, že zaměstnanci budou náhradu uplatňovat soudně, a to i zpětně (s ohledem na standardní promlčecí dobu až 3 roky dozadu).
Pro úplnost je však nutné stále myslet na to, že je povinností zaměstnavatele udržovat OOPP ve stavu, aby stále plnily svoji funkci. Dojde-li ke snížení či ztrátě ochranných vlastností OOPP v důsledku špatného čistění či nevhodného praní, bude velmi složité tím způsobenou škodu přičítat zaměstnanci. Zaměstnavatel by současně měl pravidelně kontrolovat, zda si OOPP udržují své požadované ochranné vlastnosti.
B. Daňové aspekty
Dle ust. § 6 odst. 7 písm. b) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, není předmětem daně hodnota osobních ochranných pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, mycích, čisticích a dezinfekčních prostředků a ochranných nápojů poskytovaných v rozsahu stanoveném zvláštním předpisem, včetně nákladů na udržování osobních ochranných a pracovních prostředků, pracovních oděvů a obuvi, jakož i hodnota poskytovaných stejnokrojů, včetně příspěvků na jejich udržování, dále hodnota pracovního oblečení, určeného zaměstnavatelem pro výkon zaměstnání, včetně příspěvku na jeho udržování.
Zde je však nutné poznamenat, že pro daňové účely je třeba, aby náklady hrazené zaměstnavatelem zaměstnanci za údržbu OOPP (praní pracovního oděvu), odpovídaly realitě a skutečným nákladům, které zaměstnanci vznikají. Jedná se nejen o prací prostředek, ale také o spotřebovanou vodu, elektrickou energii a opotřebení pračky. Není nám známa povaha OOPP, na které Váš dotaz míří, ani nezbytná četnost jejich údržby (praní). V praxi se však u nákladů pohybujeme obvykle v řádech stokorun za měsíc. Za předpokladu, že by zaměstnavatel hradil zaměstnanci náklady ve vyšší částce, než odpovídá skutečnosti, představovala by tato vyšší částka, respektive rozdíl mezi hrazenou vyšší částkou a skutečně vynaloženými náklady na praní, příjem zaměstnance, který by byl povinen zdanit. Výklad správce daně je zde přitom poměrně přísný a zcela správně by měly být náklady zkoumány u každého zaměstnance individuálně, s ohledem na jeho konkrétní podmínky. To je však v praxi velmi těžko dosažitelné.
C. Závěr a doporučení
Optimálním řešením je, pokud údržbu OOPP zajišťuje sám zaměstnavatel. Pokud to však z určitého důvodu není možné nebo praktické a mají-li tedy údržbu OOPP (v podobě praní pracovního oděvu) zajišťovat zaměstnanci sami, doporučujeme následující postup:
1. Se zaměstnanci uzavřít písemnou dohodu, že budou svěřené OOPP prát sami a v dohodě sjednat i náhradu nákladů, která bude zaměstnancům, ideálně na měsíční bázi, poskytována;
2. Dohodou uvedenou v bodě 1., popř. vnitřním předpisem je vhodné stanovit podmínky pro údržbu OOPP, kontrolu údržby, poskytování pracího prostředku atp. (vnitřní předpis má tu výhodu, že je možné podmínky jednostranně měnit a upravovat dle konkrétních potřeb);
3. Stanovit výši náhrady ve smyslu nákladů za energie a opotřebení pračky, které musí vycházet z podložených dat, aby v případě kontroly ze strany finančního úřadu mohl zaměstnavatel prokázat, jak k daným nákladům došel a že se jedná o běžné náklady v místě a čase obvyklé a nikoli tedy o zdanitelný příjem zaměstnance.
K Vašemu dotazu lze tedy shrnout, že pokud zaměstnavatel přenesl povinnost údržby OOPP na zaměstnance, je zaměstnancům možné a rovněž nutné kompenzovat veškeré náklady s tím spojené, vč. náhrady za spotřebované energie a opotřebení pračky. Tato kompenzace však musí být v odpovídající výši. Vhodné je rovněž upravit bližší podmínky údržby OOPP a poskytování kompenzace vnitřním předpisem, popř. dohodou se zaměstnancem.
V případě dalších dotazů či pro vypracování interního předpisu nebo dohody neváhejte kontaktovat naši kancelář a my Vám rádi pomůžeme.
S pozdravem
Tým Accace Legal
www.accace.cz
