S elektronickým podepisováním dokumentů zákoník práce počítá a v pracovněprávních vztazích je tedy obecně možné ho využít. Zákoník práce však na doručování některých dokumentů klade takové požadavky, že je elektronický podpis pro současnou praxi takřka nepoužitelný.

Zákoník práce stanovuje okruh dokumentů, které musí být zaměstnanci doručeny do vlastních rukou. Jsou jimi písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr nebo platový výměr, a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce.

Výše uvedené písemnosti, včetně pracovní smlouvy, se doručují do vlastních rukou zaměstnance primárně na pracovišti. V případě, že toto není možné, může je zaměstnavatel doručit zaměstnanci jiným zákoníkem práce stanoveným způsobem. Pro tyto elektronicky podepsané písemnosti je relevantní doručení prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (nejčastěji e-mailem) nebo prostřednictvím datové schránky.

V případě doručení prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je nezbytný písemný souhlas zaměstnance s tímto způsobem doručení a poskytnutí elektronické adresy pro doručování (typicky e-mailovou adresu). Písemnost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem - tím se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis. Doručení je účinné pouze tehdy, potvrdí-li zaměstnanec převzetí písemnosti do 3 dnů, a to datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem. Tato nutnost potvrdit přijetí písemnosti se jeví obzvlášť problematická v případě doručování výpovědí, příp. okamžitých zrušení pracovního poměru, ze strany zaměstnavatele, kdy se nedá očekávat spolupráce a ochota na přijetí takové písemnosti ze strany zaměstnance.

O něco jednodušší je doručení prostřednictvím datové schránky. To je taktéž podmíněno předchozím písemným souhlasem zaměstnance, avšak není potřeba písemnost opatřovat uznávaným elektronickým podpisem a zaměstnanec nemusí její přijetí potvrzovat. Nepřihlásí-li se zaměstnanec do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

Z výše uvedených požadavků je patrné, že v praxi je doručování důležitých pracovněprávních dokumentů v elektronické podobě téměř nevyužitelné, jelikož minimum zaměstnanců má vlastní uznávaný elektronický podpis nebo zřízenu datovou schránku.

Pro ostatní pracovněprávní dokumenty, které nemusí být doručeny do vlastních rukou zaměstnance, jako jsou například písemné potvrzení nebo dohoda o svěřených věcech, předávací protokoly apod. je použití elektronického podpisu v praxi využitelnější. Nicméně i zde je na místě obezřetnost, zejména pro účely případných soudních nebo jiných sporů. Je tedy doporučeno využívat takové elektronické podpisy, u nichž je nezpochybnitelné, že dokument podepsala skutečně oprávněná osoba. Těmi jsou zejména zaručený, uznávaný a kvalifikovaný elektronický podpis. Nejméně technicky zabezpečený, zaručený elektronický podpis, musí přitom splňovat alespoň tyto požadavky:

a) je jednoznačně spojen s podepisující osobou;

b) umožňuje identifikaci podepisující osoby;

c) je vytvořen pomocí dat pro vytváření elektronických podpisů, která podepisující osoba může s vysokou úrovní důvěry použít pod svou výhradní kontrolou; a

d) je k datům, která jsou tímto podpisem podepsána, připojen takovým způsobem, že je možné zjistit jakoukoliv následnou změnu dat.

Prostý nebo jiný elektronický podpis, který nesplňuje výše uvedené požadavky, je sice soud povinen přijmout jako důkaz, avšak bez dalších tvrzení nebo důkazů potvrzujících, že pracovněprávní dokument skutečně podepsala oprávněná osoba, je takový elektronický podpis nedostatečný.