Jak vyplývá z rozhodovací praxe Úřadu pro ochranu osobních údajů záznam z jednání zastupitelstva lze vždy považovat za zpracování osobních údajů, neboť zde vystupují konkrétní identifikovatelné osoby a zaznívají zde osobní údaje dalších osob.

K tomuto zpracování obvykle dochází ze dvou důvodů - (i) pro pozdější zhotovení zápisu z jednání a (ii) za účelem informování veřejnosti, typicky prostřednictvím zveřejnění na internetových stránkách obce. Oba tyto důvody jsou legitimní. V některých případech však může dojít k omezení rozsahu zpracování.

Podle článku 6 Nařízení je zpracování osobních údajů zákonné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Záznam z jednání zastupitelstva je pořizován za účelem informování veřejnosti o fungování zastupitelstva.

V případě zastupitelů, úředníků a dalších úředních osob je možné předpokládat, že informace, které o nich zaznějí během zasedání zastupitelstva, mají přímou souvislost s výkonem jejich funkce. Pouze v případě, že by se informace týkaly jejich rodinného či osobního života mimo veřejnou činnost, musely by být takovéto údaje anonymizovány.

Pořizovat zvukovou nahrávku jednání zastupitelstva je možné i v případě, že zde vystupují soukromé osoby - přiklánějí se k tomu i soudy (viz rozhodnutí 8 A 316/2011-47). Jednání soukromé osoby, například její proslov, se stává součástí zasedání zastupitelstva, a proto je možné jej považovat za veřejné.

Vzhledem k tomu, že se jednání mohou účastnit i diváci, kteří se aktivně neúčastní zasedání, lze doporučit, aby v případě pořizování videozáznamu byla kamera směřována mezi zastupitele, nikoliv mezi diváky.

S výhradou výše uvedeného tedy můžete na webové stránky obce nahrávat záznamy z jednání zastupitelstva obce, a to ačkoli se v tomto případě jedná o osobní údaj.