Dobrý den,

primárně neexistuje obecná povinnost archivace dokumentů, které přijdou do datové schránky. 

Mohou se samozřejmě najít výjimky, zejména u podnikatelských subjektů. V datové schránce se mohou objevit dokumenty, které je třeba archivovat. Tyto dokumenty jsou vyjmenovány v několika zákonech. V případě daňových dokladů se jedná o Zákon o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.), účetní záznamy se řídí Zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.), archiválie Zákonem o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb.) a doklady vyplývající z pozice zaměstnavatele Zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení (zákon č. 582/1991 Sb.). 

Bez ohledu na cokoli lze ale důrazně doporučit archivaci všech relevantních dokumentů, které do datové schránky přijdou. Archivaci lze provádět běžným uložením souboru. V případě důležitých dokumentů doporučuji tento dokument navíc označit kvalifikovaným časovým razítkem (například úřední dokumenty by tímto razítkem měly být označeny při jejich vydání). U zásadních dokumentů pak doporučuji zvážit možnost jejich konverze do papírové podoby. Elektronické konverze i časové razítko jsou placené služby poskytované certifikovanými poskytovateli. Speciální zákony pak mohou upravovat další náležitosti archivace. 

Dokumenty v datové schránce jsou v drtivé většině případů zasílány ve formátu pdf. Výše uvedené platí pro formát .ZFO. Zde je ale třeba počítat s tím, že pro jeho otevření je třeba použít specializovaný software.  

JUDr. Tomáš Šetina