Již podle současné právní úpravy platí, že Vaše společnost jako potenciální budoucí zaměstnavatel je oprávněna ponechat si dokumentaci týkající se uchazečů o zaměstnání jen tehdy, odůvodňují-li to oprávněné zájmy Vaší společnosti.

Vzhledem k tomu, že účelem uchování osobních údajů uchazeče o zaměstnání spočívajících zejména v jeho CV (životopisu), motivačního dopisu, dotazníku, referencí a případných dalších podkladů poskytnutých uchazečem je možnost jeho potenciálního zaměstnání u Vaší společnosti, zájem je tu ospravedlnitelný.

Druhou otázkou ale je, zda Vaše společnost bude potřebovat také souhlas uchazeče s tímto zpracováním.

Pro tuto otázku je třeba si rozdělit případy, kdy se uchazeč:

1. účastní jen jednoho výběrového řízení, na které se konkrétně přihlásil - kdy se souhlas předpokládá již v jednání, kterým se přihlásil do daného výběrového řízení (s tím, že Vaše společnost je ale i v tomto případě povinna poskytnout uchazeči informace o rozsahu a účelu zpracovávaných osobních údajů stejně jako o době zpracování a právech uchazeče ze zpracování jeho osobních údajů vznikající);
2. může účastnit většího (předem neuzavřeného) počtu výběrových řízení - kdy je podle stanoviska Úřadu pro ochranu osobních údajů již nezbytné, aby Vaše společnost získala od dotyčného uchazeče souhlas se zpracováním jeho osobních údajů (po předchozím informování o rozsahu a povaze zpracování jeho osobních údajů), a to i s výslovným sdělením, na jakou dobu se tento souhlas uděluje a že jej lze kdykoli odvolat.

V případě, že by uchazeč o zaměstnání svůj výslovný souhlas s dalším zpracováním osobních údajů neposkytl, pak je Vaše společnost povinna bez zbytečného odkladu ukončit zpracování osobních údajů uchazeče (tj. smazat je), avšak při zohlednění oprávněných zájmů Vaší společnosti souvisejících s průběhem výběrového řízení (například pro případ, že by se následně uchazeč domáhal toho, že byl v rámci výběrového řízení diskriminován).

Pokud by však Vaše společnost měla do budoucna zájem na tom, aby si mohla uchovávat životopisy neúspěšných uchazečů v databázi za účelem pozdějšího zasílání pracovních nabídek, doporučujeme upravit znění inzerátů s pracovní nabídkou tak, že uchazeči mohou ve své odpovědi vyznačit zájem o zasílání pozdějších nabídek na základě údajů získaných z životopisu - s tím, že bude ale opět třeba jednoznačně ohraničit daný časový úsek (například 6 měsíců od poskytnutí údajů / souhlasu).